20/335 - Rammeavtale – Norske og utenlandske flagg og tilhørende rekvisita
Konkurransen gjennomføres som en heldigital konkurranse og de administrative bestemmelsene for denne konkurransen er angitt her. Vi oppfordrer leverandørene til å sette seg grundig inn i teksten nedenfor. Leverandør er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen.
Oppdragsgiver benytter denne anskaffelsen som en digital pilot, og har tilrettelagt for en heldigital prosess. I praksis betyr dette at leverandørene kan besvare kravspesifikasjon og prisskjema direkte inn i KGV-verktøyet. DSS oppfordrer leverandørene til å benytte seg av denne muligheten.
DSS oppfordrer også leverandørene til å prøve en fullstendig innlevering i god tid før tilbudsfristen utløper. Tilbudsfristen er absolutt, og når den er utløpt er løsningen stengt for innlevering. Oppdragsgiver har IKKE TILGANG til noe innlevert materiale på noe tidspunkt før tilbudsfristen utløper. Tilsvarende kan leverandøren ENDRE sitt innleverte tilbud så mange ganger som ønskelig, FØR fristen utløper.
1. Anskaffelsens formål og omfang
DSS ønsker å inngå en felles rammeavtale med én leverandør av norske og utenlandske flagg med tilhørende rekvisita, som beskrevet i oppdragsgivers kravspesifikasjon. Flaggene skal brukes ved Stortinget, departementene samt norske utenriksstasjoner og ved norske honorære konsulater. Behov vil oppstå ved besøk, når flagg er utslitt og ved opprettelse av nye stasjoner. Stortingets administrasjon, Utenriksdepartementet og Forsvarsdepartementet vil være største brukere og tiltrer avtalen ved oppstart. Øvrige departementer og DSS selv vil ha opsjon på å tiltre avtalen i avtaleperioden dersom behovet oppstår.
Avtalen vil forventelig ha et omfang på rundt kr 500 000 – 1 000 000 over 4 år. Dette er et anslag basert på historiske data, og er ikke bindende for oppdragsgiver.
Avtalens varighet vil være 2 år, med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten i inntil 2 år, ett år av gangen.
For nærmere beskrivelse av leveransen, se Bilag A.
2. Regler for gjennomføring av konkurransen
2.1 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (anskaffelsesloven) og forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) FOR 2016-08-12-974, del I.
Konkurransen er kunngjort som en frivillig kunngjøring på Doffin.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele kontrakt uten å ha kontakt med leverandørene utover å foreta eventuelle mindre avklaringer/korrigeringer av tilbudene. Forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurdere det som hensiktsmessig. Utvelgelsen vil i så fall bli gjort etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det presiseres at ingen leverandører kan forvente dialog om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud.
Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis her og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter via KGV.
2.2 Kommunikasjon
Oppdragsgiver benytter elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) via Complete Tender Management (CTM) levert av EU Supply, https://eu.eu-supply.com/ ved gjennomføring av anskaffelsen. All kommunikasjon i anskaffelsesprosessen skal forgå ved hjelp av dette. Ved behov for teknisk brukerstøtte, skal EU Supply kontaktes på telefon 23 96 00 10 eller (mailto:kgv@eu-supply.com).
Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart.
2.3 Oppdatering av konkurransen
I perioden frem til tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransen som ikke er vesentlige.
Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen i KGV.
2.4 Tilleggsopplysninger, spørsmål og svar
Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette og kan skriftlig be om tilleggsopplysninger fra oppdragsgiver.
Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget skal utformes skriftlig i modulen "Leverandør spørsmål og svar". Det skal utformes et spørsmål per innsending og spørsmålene skal være på norsk. Relevante spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og publisert til alle. Spørsmål som ikke anses relevante for anskaffelsen og muntlige henvendelser vil ikke bli besvart.
Siste frist for å stille spørsmål til konkurransen fremgår av konkurransens oppgitte frister på leverandørenes hovedside for innlevering.
3. Krav til tilbudet
3.1 Levering av tilbudet
Tilbudsfristen fremgår av konkurransens oppgitte frister på leverandørenes hovedside for innlevering.
Tilbudet skal signeres med et digitalt sertifikat. Leverandør kan benytte personlig sertifikat for å bekrefte ID ved innlevering, f.eks. Norsk BankID eller BuyPass, alternativt sertifikat utstedt til virksomheten, f.eks. Commfides. Alle kvalifiserte digitale sertifikater støttes. Husk at sertifikatet som benyttes med innlevering må være gyldig.
Unntak ved manglende digitalt sertifikat:
Dersom tilbudet sendes uten sertifikat, må tilbyder velge «uten sertifikat», skrive ut og signere tilbudsbrevet og sende gjennom meldingssystemet i KGV innen tilbudsfristen.
NB! Husk å skrive ut ny versjon dersom du sender nytt tilbud, hvert tilbud har egen identifiseringskode som må stemme overens.
Ved behov for veiledning i forbindelse med tilbudsinnlevering, kan leverandør kostnadsfritt kontakte EU-Supply for bistand, på telefon 23 96 00 10 eller (mailto:kgv@eu-supply.com)
Leverandøren har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen. Vi gjør oppmerksom på at KGV stenger ved fristens utløp og innlevering av tilbud etter dette vil ikke være mulig. Vi oppfordrer derfor leverandørene til å starte sin innlevering i god tid.
3.2 Tilbudets utforming
Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Vi gjør oppmerksom på at alle steg på leverandørens side må fullføres, ellers vil tilbudet ikke kunne leveres.
3.3 Kostnader
Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver.
3.4 Taushetsplikt og krav om innsyn i tilbud
For allmennhetens innsyn i dokumenter knyttet til en offentlig anskaffelse gjelder lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av 19. mai 2006 nr. 16.
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. anskaffelsesforskriften §§ 7-3 og 7-4 og, jf. forvaltningsloven § 13.
I henhold til offentleglova § 23 er tilbud unntatt offentlighet kun frem til leverandør er valgt. Ved begjæring om innsyn har oppdragsgiver således plikt til å levere ut tilbudet, sladdet for forretningshemmeligheter.