TRADEBROKER

Kjøretøysadministrasjon og Leasing

The RFT has ended, you cannot answer the invitation.

TILBUDSFORESPØRSEL – LEASING & BILADMINISTRASJON

Stiftelsen Tradebroker vil på vegne av våre medlemsbedrifter innby deres bedrift til å gi tilbud på Leasing og biladministrasjon henhold til forespørselens ordlyd.
Tradebroker representerer i dag 54 store og mellomstore norske bedrifter. For informasjon om Stiftelsen Tradebroker og medlemmene, se: 

Tradebroker gjennomfører anskaffelser på vegne av enkelte medlemmer som er underlagt Lov om offentlige anskaffelser, Forsyningsforskriften. Denne anskaffelsen følger regelverket i Forsyningsforskriften. Denne forespørselen omfatter leasing og biladministrasjon. Tradebroker tolker dette omfattes av CPV kode 66114000 CPV kode 50111000

KONKURRANSENS HENSIKT

Tradebrokers overordnede målsetting er å forhandle frem rammeavtale med 1-2 aktører i markedet, som kan dekke medlemsbedriftenes behov innenfor leasing & kjøretøyadministrasjon.  

LEVERANSENS OMFANG

25 av Tradebrokers 55 medlemmer har signalisert deltagelse på området leasing & kjøretøyadministrasjon. Det gjelder følgende medlemmene;

 

AHLSELL NORGE AS, BACKE ENTREPRENØR AS, BAMA GRUPPEN AS, BANESERVICE AS, BERGENE HOLM AS, COWI AS, CONTINENTAL DEKK NORGE AS, DYNEA AS, FERD HOLDING AS (Mester Gruppen), GLAVA AS, HANSA BORG BRYGGERIER AS, HELGELAND KRAFT AS HOLDING, IMPLENIA NORGE AS, INEOS-BEDRIFTENE I NORGE, KONGSBERG GRUPPEN ASA, LYSE AS , NORSK GJENVINNING NORGE AS, ORICA NORWAY AS, SAFEROAD AS, SKAGERAK ENERGI AS, STATNETT SF, UMOE AS, VEIDEKKE ASA, VETCO GRAY SCANDINAVIA AS OG ØSTFOLD ENERGI AS

Omsetning på Tradebrokers avtaler var i 2016 på ca.66 millioner kroner og 2600 biler. I tillegg så har tidligere ikke deltagende medlemmer meldt sin deltagelse i denne forespørselen som representerer ca 200 biler. Så totalt antall biler vil være i størrelsesorden 2800 biler.

Av dette er estimert årlig omsetning (2016) på de medlemsbedriftene på dagens avtale som er underlagt lov om offentlige anskaffelser, Forsyningsforskriften; 

 

HELGELAND KRAFT AS HOLDING* – ca MNOK 5 400 000,- 

LYSE ELNETT AS – ca MNOK 2 850 000,-

STATNETT SF – ca MNOK 12 400 000,-

Avtalen skal dekke medlemmenes behov i Norge.

*Helgeland Kraft benytter seg kun av kjøretøyadministrasjon igjennom dagens avtale. 

 

MINIKONKURRANSE

Ved valg av mer enn 1 aktør kan medlemmene underlagt lov om offentlig anskaffelser gjennomføre en minikonkurranse for å velge leverandør. Dette for å sikre lovens krav om forutberegnelighet.

 

BESKRIVELSE AV TJENESTEN 

Tjenesten består i å administrere medlemsbedrifters kjøretøypark inkludert datterselskaper som ønsker tilslutning til avtalen. Øvrige medlemmer og datterselskaper skal ha mulighet til å kunne slutte seg til avtalen på et senere tidspunkt i avtaleperioden.

Kjøretøyene kan for enkelte av medlemmene bestå av alt fra firmabiler, varebiler, personbiler, lastebiler, traktor, snø-scootere, beltevogner, ATV'er, på-/tilhengere m.m.

Kjøretøyadministratoren til medlemsbedriftene skal gi en effektiv kjøretøyadministrasjon som fremmer standardiseringer og gir kostnadseffektive løsninger.

Kjøretøyparken til enkelte av medlemsbedriftene er i dag administrert i egen regi og noen administreres gjennom leasingselskap. Data/historikk fra disse leveransene ønskes implementert i fremtidig kjøretøysadministrasjonsordning. Det skal også tilbys leasing under denne avtalen(e). Medlemmer som ikke er kredittverdige kan nektes betingelser for leasing.

Tilbyder skal opplyse om andre relevante tjenester utover de tjenester vi har nevnt basert på hva tidligere og nåværende kunder mener kan være aktuelt for en optimal kjørtetøyadministrasjonsordning.

 

GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN

Utdypende spørsmål og informasjon i forhold til utfylling av nødvendige dokumenter er å finne i EU-Supply.

-    Tilbudet skal leveres på Tradebrokers konkurransegjennomføringsverktøy EU-Supply.

-    Tilbyder skal besvare forespørselens spørsmål i samme portal.

-    All kommunikasjon etter utlysning skal foregå gjennom EU-Supply/alternativt elektronisk på mail.

-    Tilbyder skal så langt det lar seg gjøre, fylle ut skjemaene for priser. 

ESPD SKJEMA

Alle tilbydere må fylle ut ESPD skjema som er blitt obligatorisk fra 01.01.17 for offentlige anskaffelser. For informasjon om ESPD skjema se: (https://www.anskaffelser.no/leverandorer/slik-moter-du-det-offentliges-krav-til-digitalisering/elektronisk-egenerklaeringsskjema)

NASJONALE AVVISNINGSGRUNNER 

I ESPD skjemaets del III D er nasjonale avvisningsgrunner angitt. Grunnen til dette er at vedtakelse av forelegg for de angitte straffbare forholdene i § 24-2 annet ledd utgjør avvisningsgrunn i Norge.  

 

FREMDRIFTSPLAN FOR ANSKAFFELSESPROSESS

 

Planlagt dato

Aktivitet

31.01.2018

Kunngjøring av forespørsel

28.02.2018

Tilbudsfrist

Mars/april  

Forhandlinger, Møte I 6. mars, Møte II 21, mars, Møte III 5, april.

April

Tildeling

April

Signering


VEDSTÅELSESFRIST  

Tilbudet må minimum være gyldig til og med 31. juli 2018. 

KONTRAKT

Avtaleperioden vil være 4 år gjeldende fra 01.06.2018 til 30.05.2022.

Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte avtaleutkast. 

 

KVALIFIKASJONSKRAV

Beskrivelse av kvalifikasjonskrav:

        - Attest for innbetalt skatt og merverdiavgift (ikke eldre en 6 mnd.)

        -  Firmaattest (ikke eldre en 6 mnd.)

        -  Tradebrokers standard egenerklæring – Signert av bemyndiget person.

        -  Kvalitetssikringssystem (ISO9001:2001 eller tilsvarende)

        -  Tilbyder skal akseptere forespørselens avtaleutkast, herunder provisjonsbetingelser og

           statistikkrapportering til Tradebroker.

        -  Fullmakt tilbyder – Signert av bemyndiget person. 

 

Utdypende spørsmål og informasjon i forhold til utfylling av nødvendige dokumenter er å finne i EU-Supply.

  • Tilbudet skal leveres på Tradebrokers konkurransegjennomføringsverktøy EU-Supply.
  • Tilbyder skal besvare forespørselens spørsmål i samme portal

 

TILDELINGSKRITERIER 

Det vil bli lagt vekt på følgende kriterier ved evaluering av tilbudene:

 

- Økonomiske betingelser                           40 %

- Kvalitetsmessige betingelser                    60 %

 

Beskrivelse av tildelingskriterier:

ØKONOMISKE BETINGELSER 

Tradebroker evaluerer med målsetning om å inngå kontrakt med leverandøren(e) som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Evalueringen vil baseres på:

Kjøretøysadministrasjon Med økonomiske hensyn vil vi vektlegge priser pr element i prismatrisen jf. Excel ark og alle kostnader knyttet til implementering(engangskostnader) og evt driftskostnader (vedlikeholdskostnader).

Leasing finansiering og Rentesatser Tilbyder skal fylle ut vedlagte Excel ark i Prisskjema Biladministrasjon og Leasing. I tillegg skal tilbyder fylle ut Excel ark «Leasing -Prising av utvalgte modeller».  

Fordelsavtaler som tilbys via tilbyder skal legges ved,  bilforhandlere, glass,  samarbeidspartnere på verksteder, dekkleverandører, oljeselskaper mfl. Tilbyder skal også beskrive hvordan man håndterer tredjepartsavtaler (Med dette så menes der kunden selv har egne avtaler man kun ønsker gjennomfakturert (Drivstoffkort, dekk etc).  

 

KVALITETSMESSIGE BETINGELSER  

Beskrivelse av WEB løsning - Teknisk løsning vi vil vektlegge tekniske krav til løsning og brukervennlighet - beskrivelse av prisark (wordfil) til administrasjonssystemet og webløsningen finner dere i vedlagte Excel ark.

Beskrivelse av rådgivningstjenester, Med rådgivningstjenester menes hvilken type rådgivning som kan tilbys innen etablering av policies, spørsmål rundt privat bruk/skattespørsmål, beredskap og elektroniske kjørebøker, samt beskrive sin kompetanse på områdene.                   

Beskrivelse av leveringstid, Leveringstid - levering/implementering av løsning. Tilbyder skal foreslå tidsplan for implementering med estimering av ressurser og tid. Herunder tilbyders erfaring med flåteoverføring fra andre aktører.

Tilbyder bes utarbeide en markedsplan. Markedsplanen må inneholde, Plan for implementering, Prioritering av medlemsbedrifter og Beskrive tilgjengelige ressurser til implementering og oppfølging, herunder KAM til Tradebroker. 

Tilbyder skal beskrive hvilke bredde av tjenester som kan tilbys. Hvordan selskapet er organisert (antall ansatte) mv. 

Tilbyder skal legge frem forslag på SLA`er til forventet responstid, på tlf, e-post. bilbestillinger mv.

 

ANNET 

E-faktura; Hvilke formater kan tilbys?

Miljøhensyn; Tilbyder skal beskrive hvordan miljøhensyn blir ivaretatt for sin virksomhet og sine tjenester som tilbys. 

Referanser, tilbyder skal oppgi tre referanser fra tilsvarende oppdrag (De største medlemmene har i dag bilparker i størrelsesorden 300 biler +). 

 

EVALUERINGSKOMITÉ

Følgende representantene fra Tradebrokers medlemmer har meldt deltagelse i resurssgruppen i forbindelse med evalueringen av tilbudene.

             -  STATNETT SF

 -  UMOE AS

 

KONKURRENTER AV TILBYDER 

Det må fremkomme av tilbudet hvis det er medlemmer som ikke kan ha innsyn i tilbudet og eventuell avtale, dersom de er i direkte konkurranse med tilbyder.
Alle nye medlemsbedrifter som tiltrer som medlemmer i TB i avtaleperioden skal ha rett til å benytte avtalen på like vilkår, dersom de ikke er i direkte konkurranse med tilbyder. 

 

FORBEHOLD 

Tradebroker forbeholder seg retten til å:

- Innhente tilleggsinformasjon til tilbudet.

- Forhandle ethvert element i tilbudet.

- Godta / forkaste deler av tilbud.

 

TILLEGGSOPPLYSNINGER

I henhold til kravene til protokollføring, etterprøvbarhets- og likebehandlingsprinsippene i ”Forsyningsforskriften” - FOR-2016-08-12-975. Lov om offentlig anskaffelser skal alle spørsmål vedrørende forespørselen gå via www.eu-supply.com (http://www.eu-su