TRADEBROKER

Profil og gaveprodukter

The RFT has ended, you cannot answer the invitation.

1.               Innledning

1.1           Om oppdragsgiver

Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Stiftelsen Tradebroker (heretter "Tradebroker" eller "Oppdragsgiver").

Tradebroker representerer i dag 56 store og mellomstore norske bedrifter, herunder virksomheter som er underlagt regelverket for offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsen følger lov om offentlige anskaffelser og forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene ("forsyningsforskriften").

For ytterligere informasjon om Tradebroker og medlemmene, se: (http://www.tradebroker.no/).

1.2           Beskrivelse av anskaffelsen

Tradebroker vil på vegne av sine medlemsbedrifter inngå rammeavtale med to leverandører for levering av profil og gaveprodukter med relevante tjenester.

Oppdragsgiver skal inngå rammeavtaler med leverandører som kan levere et bredt spekter av ulike profil -og gaveartikler, og som kan bistå med å utvikle og synliggjøre oppdragsgivers medlemsbedrifter, og deres produkter og tjenester til ulike målgrupper. Målgrupper er både medlemsbedriftenes ansatte samarbeidspartnere og kunder.

Leverandøren skal tilby e-handelsløsning og elektronisk faktura. For e-handelsløsning skal det minimum tilbys integrerte løsninger mot eksterne markedsplasser/innkjøpssystemer, «punch-out» løsning mot kundenes innkjøpssystem. Som et minimum skal leverandøren tilby elektronisk faktura i ehf-format.

Oppdragsgiver skal ha mulighet til å bestille produkter etter behov, og fra leverandørens totale varesortiment. Bestillinger skjer gjennom leverandørens nettbutikk samt andre tilgjengelige kanaler som telefon og e-post. Nettbutikken skal inneholde bredt varesortiment med produktbeskrivelser, bilder og priser. Det forventes at leverandører kan bistå oppdragsgiver med tjenester relatert til gaver og profilartikler, for eksempel, men ikke uttømmende; lagerhold av produkter, prosjektledelse, visuell profil, konseptutvikling, design og rådgivning. Leverandørene skal tilby nettportal som beskrevet i tildelingskriterier, og oppdragsgiver vil teste disse.

1.3           Anskaffelsens omfang

Anskaffelsens omfang vil avhenge av de avrop de enkelte leverandørene gjør under avtalen. Dagens avtale med eksisterende leverandører har et kjøpsvolum på ca. 21 millioner NOK pr. år. 

Av dette er estimert årlig omsetning på de medlemsbedriftene som er underlagt lov om offentlige anskaffelser og forsyningsforskriften; 

Bane Nor SF                        kr. 2.500.000,-
Avinor AS                             kr. 2.000.000,-
Statnett SF                           kr.  800.000,-
Entur AS                               kr.  250.000,-
NSB AS                                kr.  200.000,-
Helgeland Kraft AS              kr.  100.000,-

Følgende 23 andre medlemmer har meldt at de vil benytte seg av rammeavtalen:

ABB AS, Ahlsell Norge AS, Backe Entreprenør AS, Baneservice AS, Bergene Holm AS, Borregaard AS, Caverion Norge AS, Circle K AS, Cowi AS, Det Stavangerske Dampskibsselskab AS, Elektroskandia Norge AS, Glava AS, If Skadeforsikring Nuf, Implenia Norge AS, Ineos-Bedriftene I Norge, Kavli Holding AS, Løvenskiold-Vækerø AS, Nexans Norway AS, Næringslivets Hovedorganisasjon, Orkla ASA, Saferoad AS, Storebrand ASA og Østfold Energi AS.

I løpet av avtaleperioden, vil det forekomme inn og utmeldinger av medlemmer. Avtalen vil kunne benyttes av nye private medlemsbedrifter som ikke var påmeldt før forespørselen ble kunngjort.

1.4           Avtaletype og varighet

Det skal inngås rammeavtale med 2 leverandører. Avtaleperioden vil være 4 år gjeldende fra 01.01.2019 til 31.12.2022. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte avtaleutkast.

Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med to leverandører. De private medlemsbedriftene står fritt til å velge hvilken av de to leverandørene de ønsker å benytte seg av. De offentlige medlemmene vil i forbindelse med det enkelte avrop utarbeide en kort beskrivelse av oppdragsgivers behov samt en angivelse av pristak. Leverandørene må deretter levere ett tilbud eller flere alternative tilbud. Oppdragsgiver vil tildele kontakt for det enkelte avrop ut fra en vurdering av i hvilken grad tilbudet svarer til oppdragsgivers behov, estetikk og kostnader. Nærmere angivelse av kriterienes vekt vil fastsettes for det enkelte avrop.

2.               Regler for konkurransen

2.1           Anskaffelsesprosedyre

Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA), LOV-2016-06-17-73, og forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene (forsyningsforskriften), FOR-2016-08-12-975.

Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger i henhold til forsyningsforskriften del II.

Konkurransen gjennomføres med prekvalifisering. Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, og har blitt invitert, vil få anledning til å levere tilbud.

Alle interesserte leverandører inviteres til å levere forespørsel om å delta i konkurransen innen fristen som fremgår av eu-supply. Forespørselen må oppfylle kvalifikasjonskravene.

Samtlige kvalifiserte leverandører vil inviteres til å innlevere tilbud. Tilbyderne med de 3-5 beste tilbudene etter innledende evaluering vil bli invitert til forhandlinger. Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt.

 

2.2           Fremdriftsplan med planlagte datoer

Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:

Aktivitet

Tidspunkt

Kunngjøring av konkurransen

07. september

Frist for å stille spørsmål

26. september

Frist for å levere forespørsel om å bli kvalifisert

08. oktober 12.00

Meddelelse om resultat av kvalifiseringen

12. oktober

Frist for å levere tilbud

26. oktober 16.00

Tilbudsåpning

29. oktober

Evaluering/Forhandling

Uke 44-47

Meddelelse om valg av leverandør

23. november

Klagefrist

03.desember 12.00

Kontraktsinngåelse

05. desember

Tilbudets vedståelsesfrist

01. februar 2019

Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.

2.3           Kommunikasjon

All kommunikasjon i prosessen skal foregå via eu-supply. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.

Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e-postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Oppdragsgiver i henhold til konkurransegrunnlagets regler.

2.4           Oppdragsgiver kontaktperson

Navn:

Camilla Sandsten

E-Post:

Camilla.sandsten@tradebroker.no

Oppdragsgivers kontaktperson skal kun kontaktes på e-post dersom det på grunn av teknisk svikt eller andre lignende årsaker ikke er mulig å ta kontakt via eu-supply.

2.5           Tilbudsfrist

Tilbudsfristen som angitt i eu-supply er absolutt. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i levering av tilbudet.

2.6           Vedståelsesfrist

Tilbudet må minimum være gyldig til tidspunktet som er angitt i tabellen ovenfor.

3.               Kvalifikasjonskrav

For å kunne bli invitert til å levere tilbud til konkurransen må interesserte leverandører fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjema ESPD.

I tillegg skal leverandøren dokumentere oppfyllelse av alle angitte kvalifikasjonskrav i eu-supply på tidspunktet for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen.

4.               Evaluering av tilbudene

Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Tildelingskriteriene er nærmere beskrevet og angitt i eu-supply.

 

Tildelingskriterier 

 

 Dokumentasjonskrav Vekt %

Løsningsbeskrivelse og gjennomføringsevne

Avtaleoppfølging 40 %

Implementering 30 %

Nettbutikk/portal 20 %

Levering/distribusjon/lagerhold 10 %

 Leverandørens løsningsbeskrivelse 60 %

Økonomiske hensyn

Påslagsmodell 80 %

Tjenester 20 %

Leverandøren skal fylle ut vedlagte prisskjema

Alle priser skal oppgis i NOK eks. MVA

 40 %

 

 

4.1           Evalueringsmetode

Ved evaluering av tilbudene vil det benyttes en relativ poengmodell. Det vil innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt poengscore mellom 0-10 poeng. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10 poeng, mens det blir gitt score som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Beste tilbud er de med høyest poengscore totalt sett. Oppnådde, vektede poeng for alle kriterier summeres. 

5.               Innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen (prekvalifisering)

5.1           Innlevering av forespørsel

Det skal inngis forespørsel om deltakelse i konkurransen. Forespørselen skal leveres på eu-supply. Kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil inviteres til å inngi tilbud.

5.2           Forespørselens utforming

Forespørselen skal leveres etter den utforming det er angitt i eu-supply. Alle kvalifikasjonskrav skal dokumenteres som angitt.

5.3           ESPD

Som dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner skal leverandøren fylle ut vedlagte ESPD skjema. Skjemaet skal leveres sammen med forespørselen om deltakelse.

Dersom skjemaet undertegnes av en person som ikke har fullmakt i henhold til Brønnøysundregistrene, skal det i tillegg fremlegges et gyldig fullmaktsskjema som vedlagt i eu-supply.

6.               Tilbudsutforming og innlevering av tilbud 

6.1           Invitasjon til å inngi tilbud

Dette punktet er kun aktuelt for de leverandørene som har blitt kvalifisert og utvalgt til å få levere tilbud. Alle leverandører må først levere forespørsel om deltakelse, i henhold til punktet over, for så å avvente eventuell invitasjon til å levere tilbud. Leverandører som leverer forespørsel, men ikke blir invitert til å levere tilbud vil få beskjed om dette.

6.2           Innlevering av tilbud

Tilbudet skal leveres etter den utforming det er angitt i eu-supply innen fristen som blir fastsatt i invitasjonen til å inngi tilbud.

6.3           Forbehold og avvik

Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet.

Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at Oppdragsgiver kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal eventuelt gjøres rede for i tilbudet.

Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet.

6.4           Vedrørende medlemsbedriftenes innsyn i tilbudet

Det må fremkomme av tilbudet hvis tilbyder mener noen av de private medlemsbedriftene er leverandørens konkurrenter i andre sammenhenger eller av andre grunner ikke bør ha innsyn i leverandørens tilbud og en eventuell avtale. Slikt ønske grunngis kortfattet.

7.               Kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskravene fremgår i eu-supply

8.               Tildelingskriterier

Tildelingskriteriene fremgår av eu-supply

9.               Kontraktsvilkår

Kontraktsvilkårene som gjelder for oppdraget følger vedlagt. Ved å inngi tilbud i konkurransen aksepterer leverandørene kontraktsvilkårene. Leverandøren skal signere vedlagte etiske egenerklæring før kontraktsinngåelse.