Flyreiser
1. Innledning
1.1 Om oppdragsgiver
Stiftelsen Tradebroker ("Tradebroker") er ansvarlig for gjennomføringen av denne anskaffelsen.
Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger i henhold til forsyningsforskriften del II. Konkurransen gjennomføres med prekvalifisering. Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, og har blitt invitert, vil få anledning til å levere tilbud
Tradebroker representerer i dag 57 store og mellomstore norske bedrifter i offentlig og privat sektor. Tradebrokers offentlige medlemsbedrifter er underlagt lov 16. juli 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser ("LOA") og forskrift 12. august 2016 nr. 975 om innkjøpsregler i forsyningssektorene ("FOR"), se punkt 1.3. Tradebroker er ikke en "oppdragsgiver" etter LOA eller FOR.
For ytterligere informasjon om Tradebroker og medlemmene, se: (http://www.tradebroker.no/).
1.2 Beskrivelse av anskaffelsen
Tradebroker skal, på vegne av sine medlemsbedrifter, inngå rammeavtale med 1 leverandør for kjøp av persontransport med rutefly.
Rammeavtalene skal dekke oppdragsgiver sine medlemsbedrifters behov for flyreiser innenriks i Norge, og mellom Norge og utlandet, primært innen Norden. Fordeling reisemønster eksisterende avtale er p.t ca. 70 prosent innenriks Norge og ca. 30 prosent øvrige destinasjoner. Det forventes at leverandøren tilbyr et bredt utvalg særlig knyttet til antall destinasjoner, rutenett og frekvens på avganger. Avtalene skal sikre en kostnadseffektiv løsning, god service og god kvalitet på tjenestene som tilbys, herunder punktlighet, frekvens og antall avganger, tilgjengelighet på ulike prisklasser mm. Avtalene skal dekke de reisendes behov og forventinger til leverandøren. Rammeavtalene skal sikre at de priser, betingelser og service som tilbys, samsvarer med dette. Leverandørene skal synliggjøre tilleggskostnader som kan og vil påløpe (ancilliary services).
Tradebroker sine medlemsbedrifter bestiller flyreiser i ulike kanaler. Det gjelder for eksempel gjennom agenter (ca. 70 % på eksisterende avtale), leverandørens egne onlineløsninger/Portaler, på e-post eller telefon til leverandørens kundesenter. Leverandøren skal gjøre avtalen og tilbudte priser og betingelser tilgjengelig i alle kanaler, inkludert egne onlineløsninger, slik at det dekker de medlemsbedriftenes behov og mulighet til å benytte avtalen til enhver tid.
Det skal i vedlagte prisskjema oppgis tilbudt rabatt på fleksible og restriktive billettyper innenfor geografiske områder. I eksisterende avtale benyttes det ca. 75 % restriktive/lavpris billettyper. Tradebroker har i prisskjema vedlagt en oversikt over destinasjoner med flest reiser.
Leverandør skal tilby tjenester og løsninger som beskrevet i tildelingskriteriene.
1.3 Anskaffelsens omfang
Anskaffelsens omfang vil avhenge av de avrop de enkelte leverandørene gjør under avtalen. Dagens avtale med eksisterende leverandører har et samlet kjøpsvolum på ca. 93 millioner NOK pr. år. Estimert omsetning er avhengig av reiseaktivitet hos bedriftene og er ikke endelig.
Følgende private medlemsbedrifter har meldt at de vil benytte seg av rammeavtalen:
|
AHLSELL NORGE AS |
IMPLENIA NORGE AS |
RANHEIM PAPER & BOARD AS |
|
RAMIRENT AS |
INEOS-BEDRIFTENE I NORGE |
SAFEROAD AS |
|
BACKE ENTREPRENØR AS |
ISOLA AS |
SIEMENS AS |
|
BAMA GRUPPEN AS |
KAVLI HOLDING AS |
|
|
BANESERVICE AS |
KONGSBERG GRUPPEN ASA |
SPENNCON |
|
BERGENE HOLM AS |
LYSE AS |
STOREBRAND |
|
BORREGAARD AS |
LØVENSKIOLD-VÆKERØ AS |
TESS as |
|
CAVERION NORGE AS |
MANTENA AS |
UMOE AS |
|
CIRCLE K AS |
NEXANS NORWAY AS |
VEIDEKKE ASA |
|
CONTINENTAL DEKK NORGE AS |
NORSK GJENVINNING NORGE AS |
VETCO GRAY SCANDINAVIA AS |
|
COWI AS |
NORSKE SKOG AS |
ØSTFOLD ENERGI AS |
|
DET STAVANGERSKE DAMPSKIBSSELSKAB AS [DSD] |
NÆRINGSLIVETS HOVEDORGANISASJON |
DYNEA AS |
|
AIBEL |
ORICA NORWAY AS |
ELEKTROSKANDIA NORGE AS |
|
GLAVA AS |
PROTAN AS |
|
|
HANSA BORG BRYGGERIER AS |
I tillegg vil følgende offentlige medlemsbedrifter, som er underlagt LOA og FOR, benytte seg av rammeavtalen. Nedenfor følger informasjon om estimert årlig omsetning på dagens avtale med eksisterende leverandør, for de offentlige medlemsbedriftene.
|
Medlem |
Estimert årlig omsetning på eksisterende avtale |
|
Statnett |
4 500 000 |
|
Avinor |
3 850 000 |
|
Skagerak Energi |
800 000 |
|
NSB |
3 800 000 |
|
Helgeland Kraft |
150 000 |
|
Bane NOR |
6 800 000 |
|
Entur AS |
600 000 |
Det understrekes at det kun er volumet til de offentlige medlemsbedriftene som deltar i denne konkurransen som er omfattet av anskaffelsesreglene.
I løpet av avtaleperioden vil det kunne forekomme inn- og utmeldinger av medlemsbedrifter. Avtalen vil kunne benyttes av nye private medlemsbedrifter som ikke var påmeldt eller medlem da forespørselen ble kunngjort. Rammeavtalen er ikke eksklusiv.
1.4 Avtaletype og varighet
Det skal inngås rammeavtale med en leverandør. Avtaleperioden vil være 3 år gjeldende fra 01.07.2019 til 30.06.2022. Tradebroker har rett til opsjon på å forlenge avtalen 1+1+1 år. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte avtaleutkast.
2. Regler for konkurransen
2.1 Anskaffelsesprosedyre
Denne anskaffelsen gjennomføres i tråd med reglene i LOA og FOR.
Det er imidlertid kun de offentlige medlemsbedriftene, som anskaffelsen gjøres på vegne av, som er direkte omfattet av regelverket, se pkt. 2.2.
Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger i henhold til forsyningsforskriften del II.
Konkurransen gjennomføres med prekvalifisering. Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, og har blitt invitert, vil få anledning til å levere tilbud.
Alle interesserte leverandører inviteres til å levere forespørsel om å delta i konkurransen innen fristen som fremgår av EU-Supply. Forespørselen må oppfylle kvalifikasjonskravene.
2.2 Anskaffelsesregelverkets anvendelsesområde
Det er kun de offentlige medlemsbedriftene som er pliktsubjekter etter anskaffelsesregelverket. Det innebærer at eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket kun kan gjøres gjeldende for volumet som relaterer seg til de offentlige medlemsbedriftene.
Eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket er således ikke til hinder for at Tradebroker kan beslutte å inngå rammeavtale på vegne de private medlemsbedriftene i kraft av Tradebrokers og de private medlemsbedriftenes privatautonomi.
2.3 Fremdriftsplan med planlagte datoer
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
|
Aktivitet |
Tidspunkt |
|
Kunngjøring av konkurransen |
26. april 19 |
|
Frist for å stille spørsmål |
22. mai 19 |
|
Frist for å levere forespørsel om å bli kvalifisert |
28. mai 19 |
|
Meddelelse om resultat av kvalifiseringen |
29. mai 19 |
|
Frist for å levere tilbud |
13. juni 19 |
|
Tilbudsåpning |
13. juni 19 |
|
Evaluering/Forhandling |
Uke 24/25 |
|
Meddelelse om valg av leverandør |
21. juni |
|
Klagefrist |
01. juli 19 |
|
Kontraktsinngåelse |
02. juli 19 |
|
Tilbudets vedståelsesfrist |
31. okt 19 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.
2.4 Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via EU-Supply. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.
Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e-postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Oppdragsgiver i henhold til konkurransegrunnlagets regler.
2.5 Oppdragsgiver kontaktperson
|
Navn: |
Camilla Sandsten |
|
E-Post: |
camilla@tradebroker.no |
Oppdragsgivers kontaktperson skal kun kontaktes på e-post dersom det på grunn av teknisk svikt eller andre lignende årsaker ikke er mulig å ta kontakt via EU-Supply.
2.6 Tilbudsfrist
Tilbudsfristen som angitt i EU-Supply er absolutt. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i levering av tilbudet.
2.7 Vedståelsesfrist
Tilbudet må minimum være gyldig til tidspunktet som er angitt i tabellen ovenfor.
3. Kvalifikasjonskrav
For å kunne bli invitert til å levere tilbud til konkurransen må interesserte leverandører fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjema ESPD.
I tillegg skal leverandøren dokumentere oppfyllelse av alle angitte kvalifikasjonskrav i EU-Supply på tidspunktet for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen.
4. Evaluering av tilbudene
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Tildelingskriteriene er nærmere beskrevet og angitt i EU-Supply.
Løsningsbeskrivelse, kvalitet og gjennomføringsevne: 30 %
· Avtaleoppfølging og administrasjon - 40 %
· Kapasitet dekningsgrad og service - 60 %
Dokumentasjonskrav:
Leverandørens løsningsbeskrivelse
Økonomiske hensyn: 70 %
· Rabattsatser publiserte priser på leverandørens rutenett, alle bookingklasser - 80 %
· Priser tilleggstjenester - 20 %
Dokumentasjonskrav:
Leverandøren skal fylle ut alle elementer i prisskjema.
4.1 Evalueringsmetode
Ved evaluering av tilbudene vil det benyttes en relativ poengmodell. Det vil innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt poengscore mellom 0-10 poeng. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10 poeng, mens det blir gitt score som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Beste tilbud er de med høyest poengscore totalt sett. Oppnådde, vektede poeng for alle kriterier summeres.
5. Innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen (prekvalifisering)
5.1 Innlevering av forespørsel
Det skal inngis forespørsel om deltakelse i konkurransen. Forespørselen skal leveres på EU-Supply. Kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil inviteres til å inngi tilbud.
5.2 Forespørselens utforming
Forespørselen skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply. Alle kvalifikasjonskrav skal dokumenteres som angitt.
5.3 ESPD
Som dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner skal leverandøren fylle ut vedlagte ESPD skjema. Skjemaet skal leveres sammen med forespørselen om deltakelse.
Dersom skjemaet undertegnes av en person som ikke har fullmakt i henhold til Brønnøysundregistrene, skal det i tillegg fremlegges et gyldig fullmaktsskjema som vedlagt i EU-Supply.
6. Tilbudsutforming og innlevering av tilbud
6.1 Invitasjon til å inngi tilbud
Dette punktet er kun aktuelt for de leverandørene som har blitt kvalifisert og utvalgt til å få levere tilbud. Alle leverandører må først levere forespørsel om deltakelse, i henhold til punktet over, for så å avvente eventuell invitasjon til å levere tilbud. Leverandører som leverer forespørsel, men ikke blir invitert til å levere tilbud vil få beskjed om dette.
6.2 Innlevering av tilbud
Tilbudet skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply innen fristen som blir fastsatt i invitasjonen til å inngi tilbud.
6.3 Forbehold og avvik
Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet.
Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at Oppdragsgiver kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal eventuelt gjøres rede for i tilbudet.
Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet.
6.4 Vedrørende medlemsbedriftenes innsyn i tilbudet
Det må fremkomme av tilbudet hvis tilbyder mener noen av de private medlemsbedriftene er leverandørens konkurrenter i andre sammenhenger eller av andre grunner ikke bør ha innsyn i leverandørens tilbud og en eventuell avtale. Slikt ønske grunngis kortfattet.
7. Kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskravene fremgår i EU-Supply
8. Tildelingskriterier
Tildelingskriteriene fremgår av EU-Supply
9. Kontraktsvilkår
Kontraktsvilkårene som gjelder for oppdraget følger vedlagt. Ved å inngi tilbud i konkurransen aksepterer leverandørene kontraktsvilkårene. Leverandøren skal signere vedlagte etiske egenerklæring før kontraktsinngåelse.
10. klagebehandling
Tradebroker håndterer behandlingen av eventuelle klager på vegne av medlemsbedriftene.