Drivstoff - Kortprodukter
1. Innledning
1.1 Om oppdragsgiver
Stiftelsen Tradebroker ("Tradebroker") er ansvarlig for gjennomføringen av denne anskaffelsen.
Tradebroker representerer i dag 57 store og mellomstore norske bedrifter i offentlig og privat sektor. Tradebrokers offentlige medlemsbedrifter er underlagt lov 16. juli 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser ("LOA") og forskrift 12. august 2016 nr. 975 om innkjøpsregler i forsyningssektorene ("FOR"), se punkt 1.3. Tradebroker er ikke en "oppdragsgiver" etter LOA eller FOR.
For ytterligere informasjon om Tradebroker og medlemmene, se: (http://www.tradebroker.no/).
1.2 Beskrivelse av anskaffelsen
Tradebroker vil på vegne av sine medlemsbedrifter inngå nasjonale rammeavtaler med to leverandører for levering av kortprodukter til drivstoff.
Oppdragsgiver skal inngå rammeavtaler med leverandører som kan levere et bredt spekter av produkter og tjenester innenfor området, og som bidrar på en kostnadseffektiv og miljø- og samfunnsansvarlig måte. Det er stor geografisk spredning blant medlemmene slik at det er viktig å kunne dekke et bredt geografisk nedslagsfelt på veinettet.
Leverandøren skal kunne tilby elektronisk faktura fra et juridisk selskap. Som et minimum skal leverandøren tilby elektronisk faktura i EHF-format.
Leverandør skal tilby tjenester og løsninger som beskrevet i tildelingskriteriene.
1.3 Anskaffelsens omfang
Anskaffelsens omfang vil avhenge av de avrop de enkelte leverandørene gjør under avtalen. Dagens avtale med eksisterende leverandører har et kjøpsvolum på ca.240 millioner NOK pr. år.
Følgende 50 andre medlemmer har meldt at de vil benytte seg av rammeavtalen:
ABB AS, AHLSELL NORGE AS, AVINOR AS, BACKE ENTREPRENØR AS, BAMA GRUPPEN AS, BANESERVICE AS, BERGENE HOLM AS, BORREGAARD AS, CAVERION NORGE AS, CONTINENTAL DEKK NORGE AS, COWI AS, DET STAVANGERSKE DAMPSKIBSSELSKAB AS [DSD], DNB BANK ASA, DYNEA AS, ELEKTROSKANDIA NORGE AS, FERD HOLDING AS, GLAVA AS, HANSA BORG BRYGGERIER AS, HELGELAND KRAFT AS, IF SKADEFORSIKRING NUF, IMPLENIA NORGE AS, INEOS-BEDRIFTENE I NORGE, ISOLA AS, KAVLI HOLDING AS, KONGSBERG GRUPPEN ASA, LYSE AS, LØVENSKIOLD-VÆKERØ AS, MANTENA AS, MONDELEZ NORGE AS, NORSK GJENVINNING NORGE AS, NORSKE SKOG AS, NÆRINGSLIVETS HOVEDORGANISASJON, OPTIMERA AS, ORICA NORWAY AS, PROTAN AS, RAMIRENT AS, RANHEIM PAPER & BOARD AS, RINGNES AS, SAFEROAD AS, SIEMENS AS, SKAGERAK ENERGI AS, SPENNCON AS, STATKRAFT AS, STATNETT SF, STOREBRAND ASA, TESS AS, UMOE AS, VEIDEKKE ASA, VETCO GRAY SCANDINAVIA AS og ØSTFOLD ENERGI AS
I tillegg vil følgende offentlige medlemsbedrifter, som er underlagt LOA og FOR, benytte seg av rammeavtalen. Nedenfor følger informasjon om estimert årlig omsetning for de offentlige medlemsbedriftene.
|
Medlem |
Estimert årlig omsetning |
|
Avinor AS |
6 400 000,- |
|
Helgeland Kraft AS |
115 000,- |
|
Lyse Elnett AS |
285 000,- |
|
Skagerak Energi AS |
2 600 000,- |
Det understrekes at det kun er volumet til de offentlige medlemsbedriftene som deltar i denne konkurransen som er omfattet av anskaffelsesreglene. Er det lokale behov i forhold til geografi vil det kunne benyttes alternative leverandører.
I løpet av avtaleperioden vil det kunne forekomme inn- og utmeldinger av medlemsbedrifter. Avtalen vil kunne benyttes av nye private medlemsbedrifter som ikke var påmeldt eller medlem da forespørselen ble kunngjort.
Anslagsmessig fordeling av volum;
2 millioner liter drivstoff på Firmakort
6 millioner liter drivstoff på Personkort
3 millioner liter drivstoff på Truck kort
1.4 Avtaletype og varighet
Det skal inngås rammeavtale med 2 leverandører. Avtaleperioden vil være 3 år gjeldende fra 01.01.2020 til 31.12.2022. Tradebroker har rett til opsjon på å forlenge avtalen 2 år. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte avtaleutkast.
De offentlige medlemsbedriftene som er underlagt LOA og FOR vil tildele kontrakt mellom de valgte leverandørene etter følgende modell:
|
Medlem |
Metode for valg mellom parallelle avtaler |
|
Avinor AS |
Gjennomføre minikonkurranse mellom de to valgte leverandørene |
|
Helgeland Kraft AS |
Leverandøren Tradebroker innstiller som nummer 1 |
|
Lyse Elnett AS |
Leverandøren Tradebroker innstiller som nummer 1 |
|
Skagerak Energi AS |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2 |
2. Regler for konkurransen
2.1 Anskaffelsesprosedyre
Denne anskaffelsen gjennomføres i tråd med reglene i LOA og FOR.
Det er imidlertid kun de offentlige medlemsbedriftene, som anskaffelsen gjøres på vegne av, som er direkte omfattet av regelverket, se pkt. 2.2.
Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger i henhold til forsyningsforskriften del II.
Konkurransen gjennomføres med prekvalifisering. Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, og har blitt invitert, vil få anledning til å levere tilbud.
Alle interesserte leverandører inviteres til å levere forespørsel om å delta i konkurransen innen fristen som fremgår av EU-Supply. Forespørselen må oppfylle kvalifikasjonskravene.
Samtlige kvalifiserte leverandører vil inviteres til å innlevere tilbud Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt.
2.2 Anskaffelsesregelverkets anvendelsesområde
Det er kun de offentlige medlemsbedriftene som er pliktsubjekter etter anskaffelsesregelverket. Det innebærer at eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket kun kan gjøres gjeldende for volumet som relaterer seg til de offentlige medlemsbedriftene.
Eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket er således ikke til hinder for at Tradebroker kan beslutte å inngå rammeavtale på vegne de private medlemsbedriftene i kraft av Tradebrokers og de private medlemsbedriftenes privatautonomi.
2.3 Fremdriftsplan med planlagte datoer
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
|
Aktivitet |
Tidspunkt |
|
Kunngjøring av konkurransen |
23.09.2019 |
|
Frist for å stille spørsmål |
16.10.2019 |
|
Frist for å levere forespørsel om å bli kvalifisert |
21.10.2019 |
|
Meddelelse om resultat av kvalifiseringen |
22.10.2019 |
|
Frist for spørsmål til tilbudsinnlevering |
31.10.2019 |
|
Frist for å levere tilbud |
05.11.2019 |
|
Tilbudsåpning |
05.11.2019 |
|
Evaluering/Forhandling |
Uke 46-47 2019 |
|
Meddelelse om valg av leverandør |
Uke 48 2019 |
|
Klagefrist |
10 dager |
|
Kontraktsinngåelse |
Uke 49 2019 |
|
Tilbudets vedståelsesfrist |
28.02.2020 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.
2.4 Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via EU-Supply. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.
Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e-postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Oppdragsgiver i henhold til konkurransegrunnlagets regler.
2.5 Oppdragsgiver kontaktperson
|
Navn: |
Knut-A Klausen |
|
E-Post: |
knut-a.klausen@tradebroker.no |
Oppdragsgivers kontaktperson skal kun kontaktes på e-post dersom det på grunn av teknisk svikt eller andre lignende årsaker ikke er mulig å ta kontakt via EU-Supply.
2.6 Tilbudsfrist
Tilbudsfristen som angitt i EU-Supply er absolutt. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i levering av tilbudet.
2.7 Vedståelsesfrist
Tilbudet må minimum være gyldig til tidspunktet som er angitt i tabellen ovenfor.
3. Kvalifikasjonskrav
For å kunne bli invitert til å levere tilbud til konkurransen må interesserte leverandører fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjema ESPD.
I tillegg skal leverandøren dokumentere oppfyllelse av alle angitte kvalifikasjonskrav i EU-Supply på tidspunktet for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen.
4. Evaluering av tilbudene
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Tildelingskriteriene er nærmere beskrevet og angitt i EU-Supply.
Tildelingskriterier:
Økonomiske hensyn: 40 %
Prisliste: 80 %
Betalingsbetingelser: 20 %
Dokumentasjonskrav:
Leverandøren skal fylle ut vedlagte prisskjema. Alle priser skal oppgis i NOK eks. MVA
Løsningsbeskrivelse og gjennomføringsevne: 60 %
1. Avtaleoppfølging og implementering: 25 %
2.Geografisk dekning: 25 %
3. Statistikker/rapporter/fakturering: 20 %
4. Miljømessige fordelaktige (produkter og tjenester) og miljøbelastning: 15%
5. Sortimentbegrensninger: 15 %
Dokumentasjonskrav:
Leverandørens løsningsbeskrivelse
4.1 Evalueringsmetode
Ved evaluering av tilbudene vil det benyttes en relativ poengmodell. Det vil innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt poengscore mellom 0-100 poeng. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 100 poeng, mens det blir gitt score som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Beste tilbud er de med høyest poengscore totalt sett. Oppnådde, vektede poeng for alle kriterier summeres.
5. Innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen (prekvalifisering)
5.1 Innlevering av forespørsel
Det skal inngis forespørsel om deltakelse i konkurransen. Forespørselen skal leveres på EU-Supply. Kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil inviteres til å inngi tilbud.
5.2 Forespørselens utforming
Forespørselen skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply. Alle kvalifikasjonskrav skal dokumenteres som angitt.
5.3 ESPD
Som dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner skal leverandøren fylle ut vedlagte ESPD skjema. Skjemaet skal leveres sammen med forespørselen om deltakelse.
Dersom skjemaet undertegnes av en person som ikke har fullmakt i henhold til Brønnøysundregistrene, skal det i tillegg fremlegges et gyldig fullmaktsskjema som vedlagt i EU-Supply.
6. Tilbudsutforming og innlevering av tilbud
6.1 Invitasjon til å inngi tilbud
Dette punktet er kun aktuelt for de leverandørene som har blitt kvalifisert og utvalgt til å få levere tilbud. Alle leverandører må først levere forespørsel om deltakelse, i henhold til punktet over, for så å avvente eventuell invitasjon til å levere tilbud. Leverandører som leverer forespørsel, men ikke blir invitert til å levere tilbud vil få beskjed om dette.
6.2 Innlevering av tilbud
Tilbudet skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply innen fristen som blir fastsatt i invitasjonen til å inngi tilbud.
6.3 Forbehold og avvik
Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet.
Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at Oppdragsgiver kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal eventuelt gjøres rede for i tilbudet.
Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet.
6.4 Vedrørende medlemsbedriftenes innsyn i tilbudet
Det må fremkomme av tilbudet hvis tilbyder mener noen av de private medlemsbedriftene er leverandørens konkurrenter i andre sammenhenger eller av andre grunner ikke bør ha innsyn i leverandørens tilbud og en eventuell avtale. Slikt ønske grunngis kortfattet.
7. Kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskravene fremgår i EU-Supply
8. Tildelingskriterier
Tildelingskriteriene fremgår av EU-Supply
9. Kontraktsvilkår
Kontraktsvilkårene som gjelder for oppdraget følger vedlagt. Ved å inngi tilbud i konkurransen aksepterer leverandørene kontraktsvilkårene. Leverandøren skal signere vedlagte etiske egenerklæring før kontraktsinngåelse.
10. Klagebehandling
Tradebroker håndterer behandlingen av eventuelle klager på vegne av medlemsbedriftene.