VVS forbruksmateriell
1. Innledning
1.1 Om oppdragsgiver
Stiftelsen Tradebroker ("Tradebroker") er ansvarlig for gjennomføringen av denne anskaffelsen.
Tradebroker representerer i dag 57 store og mellomstore norske bedrifter i offentlig og privat sektor. Tradebrokers offentlige medlemsbedrifter er underlagt lov 16. juli 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser ("LOA") og forskrift 12. august 2016 nr. 975 om innkjøpsregler i forsyningssektorene ("FOR"), se punkt 1.3. Tradebroker er ikke en "oppdragsgiver" etter LOA eller FOR.
For ytterligere informasjon om Tradebroker og medlemmene, se:(http://www.tradebroker.no/).
1.2 Beskrivelse av anskaffelsen
Tradebroker vil på vegne av sine medlemsbedrifter inngå rammeavtale med en leverandører for levering av VVS og VA materiell for profesjonelle brukere.
Oppdragsgiver skal inngå rammeavtaler med en leverandør som kan levere et bredt spekter av produkter innenfor området, og som bidrar på en kostnadseffektiv og miljø- og samfunnsansvarlig måte, samt bidrar til økt bruk av e-handel og automatiserte prosesser som gir økt effektivitet og reduksjon av manuelle prosesser.
Leverandøren skal tilby e-handelsløsning og elektronisk faktura fra et juridisk selskap. For e-handelsløsning skal det minimum tilbys integrerte løsninger mot eksterne markedsplasser/innkjøpssystemer, «punch-out» løsning mot kundenes innkjøpssystem. Som et minimum skal leverandøren tilby elektronisk faktura i EHF-format.
Oppdragsgiver skal ha mulighet til å bestille produkter etter behov, og fra leverandørens totale varesortiment. Bestillinger skjer gjennom leverandørens nettbutikk samt andre tilgjengelige kanaler som butikker, telefon og e-post.
1.3 Anskaffelsens omfang
Anskaffelsens omfang vil avhenge av de avrop de enkelte leverandørene gjør under avtalen. Dagens avtale med eksisterende leverandører har et kjøpsvolum på ca. 22 millioner NOK pr. år.
Følgende 31 medlemmer har meldt at de vil benytte seg av rammeavtalen:
ABB AS, Backe Entreprenør AS, Bama Gruppen AS, Baneservice AS, Circle K AS, Cowi AS, Dynea AS, Hansa Borg Bryggerier AS, Implenia Norge AS, Ineos-Bedriftene i Norge, Isola AS, Kavli Holding AS, Kongsberg Gruppen ASA, Løvenskiold-Vækerø AS, Mantena AS, Nexans Norway AS, Norsk Gjenvinning Norge AS, Norske Skog AS, Orica Norway AS, Protan AS, Ramirent AS, Ranheim Paper & Board AS, Saferoad AS, Siemens AS, Spenncon AS, Storebrand ASA, Tess AS, Umoe AS, Veidekke ASA, Vetco Gray Scandinavia AS og Østfold Energi AS
I tillegg vil følgende 4 offentlige medlemsbedrifter, som er underlagt LOA og FOR, benytte seg av rammeavtalen. Nedenfor følger informasjon om estimert årlig omsetning for de offentlige medlemsbedriftene.
|
Medlem |
Estimert årlig omsetning |
|
Avinor AS |
1.000.000,- |
|
Helgeland Kraft AS |
Under 50.000,- |
|
Posten Norge AS |
Under 50.000,- |
|
VYgruppen AS |
Under 50.000,- |
Det understrekes at det kun er volumet til de offentlige medlemsbedriftene som deltar i denne konkurransen som er omfattet av anskaffelsesreglene.
I løpet av avtaleperioden vil det kunne forekomme inn- og utmeldinger av medlemsbedrifter. Avtalen vil kunne benyttes av nye private medlemsbedrifter som ikke var påmeldt eller medlem da forespørselen ble kunngjort.
1.4 Avtaletype og varighet
Det skal inngås rammeavtale med 1 leverandør. Avtaleperioden vil være 35 måneder gjeldende fra 01.02.2020 til 31.12.2022. Tradebroker har rett til opsjon på å forlenge avtalen 2 år. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte avtaleutkast.
2. Regler for konkurransen
2.1 Anskaffelsesprosedyre
Denne anskaffelsen gjennomføres i tråd med reglene i LOA og FOR.
Det er imidlertid kun de offentlige medlemsbedriftene, som anskaffelsen gjøres på vegne av, som er direkte omfattet av regelverket, se pkt. 2.2.
Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger i henhold til forsyningsforskriften del II.
Konkurransen gjennomføres med prekvalifisering. Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, og har blitt invitert, vil få anledning til å levere tilbud.
Alle interesserte leverandører inviteres til å levere forespørsel om å delta i konkurransen innen fristen som fremgår av EU-Supply. Forespørselen må oppfylle kvalifikasjonskravene.
Kvalifiserte leverandører vil inviteres til å innlevere tilbud. Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt.
2.2 Anskaffelsesregelverkets anvendelsesområde
Det er kun de offentlige medlemsbedriftene som er pliktsubjekter etter anskaffelsesregelverket. Det innebærer at eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket kun kan gjøres gjeldende for volumet som relaterer seg til de offentlige medlemsbedriftene.
Eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket er således ikke til hinder for at Tradebroker kan beslutte å inngå rammeavtale på vegne de private medlemsbedriftene i kraft av Tradebrokers og de private medlemsbedriftenes privatautonomi.
2.3 Fremdriftsplan med planlagte datoer
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
|
Aktivitet |
Tidspunkt |
|
Kunngjøring av konkurransen |
11.10.2019 |
|
Frist for å stille spørsmål |
04.11.2019 |
|
Frist for å levere forespørsel om å bli kvalifisert |
11.11.2019 |
|
Meddelelse om resultat av kvalifiseringen |
12.11.2019 |
|
Frist for spørsmål til tilbudsinnlevering |
15.11.2019 |
|
Frist for å levere tilbud |
22.11.2019 |
|
Tilbudsåpning |
22.11.2019 |
|
Evaluering/Forhandling |
Uke 48-49 2019 |
|
Meddelelse om valg av leverandør |
Uke 49 2019 |
|
Karensperiode |
10 dager |
|
Kontraktsinngåelse |
16.12.2019 |
|
Tilbudets vedståelsesfrist |
31.03.2020 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.
2.4 Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via EU-Supply. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.
Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e-postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Oppdragsgiver i henhold til konkurransegrunnlagets regler.
2.5 Oppdragsgiver kontaktperson
|
Navn: |
Endre Klungland |
|
E-Post: |
endre.klungland@tradebroker.no |
Oppdragsgivers kontaktperson skal kun kontaktes på e-post dersom det på grunn av teknisk svikt eller andre lignende årsaker ikke er mulig å ta kontakt via EU-Supply.
2.6 Tilbudsfrist
Tilbudsfristen som angitt i EU-Supply er absolutt. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i levering av tilbudet.
2.7 Vedståelsesfrist
Tilbudet må minimum være gyldig til tidspunktet som er angitt i tabellen ovenfor.
3. Kvalifikasjonskrav
For å kunne bli invitert til å levere tilbud til konkurransen må interesserte leverandører fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjema ESPD.
I tillegg skal leverandøren dokumentere oppfyllelse av alle angitte kvalifikasjonskrav i EU-Supply på tidspunktet for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen.
4. Evaluering av tilbudene
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Tildelingskriteriene er nærmere beskrevet og angitt i EU-Supply.
Tildelingskriterier:
Økonomiske hensyn: 40 %
1. Nettopriser basert på prislister på varer med rabatter: 80 %
2. Påslag på skaffevarer: 20 %
Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal fylle ut prisskjema med prisliste og rabatter, samt påslag på skaffevarer. Alle priser skal oppgis i NOK eks. MVA
Løsningsbeskrivelse, miljø og gjennomføringsevne: 60 %
1. Organisasjon og geografisk dekning - vekt 30%
2. Webshop - vekt 25 %
3. Gjennomføringevne - vekt 25 %
4. Transport og miljø - vekt 10 %
5. Varesortiment - vekt 10 %
Dokumentasjonskrav: Leverandørens løsningsbeskrivelse
4.1 Evalueringsmetode
Ved evaluering av tilbudene vil det benyttes en relativ poengmodell. Det vil innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt poengscore mellom 0-10 poeng. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10 poeng, mens det blir gitt score som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Beste tilbud er de med høyest poengscore totalt sett. Oppnådde, vektede poeng for alle kriterier summeres.
5. Innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen (prekvalifisering)
5.1 Innlevering av forespørsel
Det skal inngis forespørsel om deltakelse i konkurransen. Forespørselen skal leveres på EU-Supply. Kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil inviteres til å inngi tilbud.
5.2 Forespørselens utforming
Forespørselen skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply. Alle kvalifikasjonskrav skal dokumenteres som angitt.
5.3 ESPD
Som dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner skal leverandøren fylle ut vedlagte ESPD skjema. Skjemaet skal leveres sammen med forespørselen om deltakelse.
Dersom skjemaet undertegnes av en person som ikke har fullmakt i henhold til Brønnøysundregistrene, skal det i tillegg fremlegges et gyldig fullmaktsskjema som vedlagt i EU-Supply.
6. Tilbudsutforming og innlevering av tilbud
6.1 Invitasjon til å inngi tilbud
Dette punktet er kun aktuelt for de leverandørene som har blitt kvalifisert og utvalgt til å få levere tilbud. Alle leverandører må først levere forespørsel om deltakelse, i henhold til punktet over, for så å avvente eventuell invitasjon til å levere tilbud. Leverandører som leverer forespørsel, men ikke blir invitert til å levere tilbud vil få beskjed om dette.
6.2 Innlevering av tilbud
Tilbudet skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply innen fristen som blir fastsatt i invitasjonen til å inngi tilbud.
6.3 Forbehold og avvik
Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet.
Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at Oppdragsgiver kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal eventuelt gjøres rede for i tilbudet.
Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet.
6.4 Vedrørende medlemsbedriftenes innsyn i tilbudet
Det må fremkomme av tilbudet hvis tilbyder mener noen av de private medlemsbedriftene er leverandørens konkurrenter i andre sammenhenger eller av andre grunner ikke bør ha innsyn i leverandørens tilbud og en eventuell avtale. Slikt ønske grunngis kortfattet.
7. Kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskravene fremgår i EU-Supply
8. Tildelingskriterier
Tildelingskriteriene fremgår av EU-Supply
9. Kontraktsvilkår
Kontraktsvilkårene som gjelder for oppdraget følger vedlagt. Ved å inngi tilbud i konkurransen aksepterer leverandørene kontraktsvilkårene. Leverandøren skal signere vedlagte etiske egenerklæring før kontraktsinngåelse.
10. Klagebehandling
Tradebroker håndterer behandlingen av eventuelle klager på vegne av medlemsbedriftene.