Arbeidstøy og verneutstyr
1. Innledning
1.1 Om oppdragsgiver
Stiftelsen Tradebroker ("Tradebroker") er ansvarlig for gjennomføringen av denne anskaffelsen.
Tradebroker representerer i dag 58 store og mellomstore norske bedrifter i offentlig og privat sektor. Tradebrokers offentlige medlemsbedrifter er underlagt lov 16. juli 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser ("LOA") og forskrift 12. august 2016 nr. 975 om innkjøpsregler i forsyningssektorene ("FOR"), se punkt 1.3. Tradebroker er ikke en "oppdragsgiver" etter LOA eller FOR.
For ytterligere informasjon om Tradebroker og medlemmene, se: (http://www.tradebroker.no/).
1.2 Beskrivelse av anskaffelsen
Tradebroker vil på vegne av sine medlemsbedrifter inngå rammeavtale med to leverandører for levering av arbeidstøy og verneutstyr.
Oppdragsgiver skal inngå rammeavtaler med leverandører som kan levere et bredt spekter av arbeidstøy og verneutstyr. Leveransen skal ivareta arbeidsgivers lovpålagte forpliktelser i arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter. Utstyret som leveres skal tilfredsstille til enhver tid gjeldende lover, forskrifter, normer og EN/ISO-standarder til vernetøy, sko og personlig verneutstyr. Alt arbeidstøy og verneutstyr skal være produsert etter høye etiske og sosiale standarder.
Det vil være krav til korte leveringstider, mulighet for profilering og det å kunne levere små og store volum. Avtalene skal legge til rette for høy grad av fleksibilitet og høyt servicenivå i forbindelse med leveransene.
Leverandøren skal tilby e-handelsløsning og elektronisk faktura. For e-handelsløsning skal det minimum tilbys integrerte løsninger mot eksterne markedsplasser/innkjøpssystemer som Tradeshift og liknende med «punch-out» løsning mot kundenes innkjøpssystem. Som et minimum skal leverandøren også tilby elektronisk faktura i EHF-format.
Oppdragsgiver skal ha mulighet til å bestille produkter etter behov, og fra leverandørens totale varesortiment. Bestillinger skjer gjennom leverandørens nettbutikk samt andre tilgjengelige kanaler som butikker, telefon og e-post. Nettbutikken skal inneholde bredt varesortiment med produktbeskrivelser, bilder og priser. Det forventes at leverandører kan bistå oppdragsgiver med rådgivning relatert til valg av arbeidstøy og verneutstyr.
1.3 Anskaffelsens omfang
Anskaffelsens omfang vil avhenge av de avrop de enkelte medlemmene gjør under avtalen. Dagens avtale med eksisterende leverandører har et kjøpsvolum på ca. 45 millioner NOK pr. år.
Følgende offentlige medlemsbedrifter, som er underlagt LOA og FOR, vil benytte seg av rammeavtalen. Nedenfor følger informasjon om estimert årlig omsetning for de offentlige medlemsbedriftene basert på historisk volum hos dagens leverandører.
|
Medlem |
Estimert årlig omsetning |
|
Avinor AS |
5.000.000,- |
|
Entur AS |
150.000,- |
|
Lyse AS |
1.700.000,- |
|
Skagerak Energi AS |
2.500.000,- |
|
Statnett AS |
4.500.000,- |
|
Vygruppen AS |
650.000,- |
Det understrekes at det kun er volumet til de offentlige medlemsbedriftene som deltar i denne konkurransen som er omfattet av anskaffelsesreglene.
I tillegg har følgende 30 andre privateide medlemmer meldt at de vil benytte seg av rammeavtalen:
ABB AS, ABB Power Grids Norway AS, Backe Entreprenør AS, Baneservice AS, Caverion Norge AS, Circle K AS, Continental Dekk Norge AS, Dynea AS, Elektroskandia Norge AS, Ferd Holding AS, Hansa Borg Bryggerier AS, Implenia Norge AS, Ineos-Bedriftene I Norge, Isola AS, Kavli Holding AS, Kongsberg Gruppen ASA, Mantena AS, Nexans Norway AS, Norske Skog ASA, NHO, Orica Norway AS, Protan AS, Saferoad AS, Siemens AS, Statkraft AS, Tide AS, Umoe AS, Vetco Gray Scandinavia AS, Voith Hydro AS og Østfold Energi AS
I løpet av avtaleperioden vil det kunne forekomme inn- og utmeldinger av medlemsbedrifter. Avtalen vil kunne benyttes av nye private medlemsbedrifter som ikke var påmeldt eller medlem da forespørselen ble kunngjort.
1.4 Avtaletype og varighet
Det skal inngås rammeavtale med 2 leverandører.
Avtaleperioden vil være 3 år gjeldende fra 01.07.2020 til 30.06.2023. Tradebroker har rett til opsjon på å forlenge avtalen med 2 år. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte avtaleutkast.
De offentlige medlemsbedriftene som er underlagt LOA og FOR vil tildele kontrakt mellom de valgte leverandørene etter følgende modell:
|
Medlem |
Metode for valg mellom parallelle avtaler |
|
Avinor AS |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør innstilt som nummer 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2. |
|
Entur AS |
Leverandøren Tradebroker innstiller som nummer 1 |
|
Lyse AS |
Leverandøren Tradebroker innstiller som nummer 1 |
|
Skagerak Energi AS |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør innstilt som nummer 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2. |
|
Statnett AS |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør innstilt som nummer 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2. |
|
Vygruppen AS |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør innstilt som nummer 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2. |
2. Regler for konkurransen
2.1 Anskaffelsesprosedyre
Denne anskaffelsen gjennomføres i tråd med reglene i LOA og FOR.
Det er imidlertid kun de offentlige medlemsbedriftene, som anskaffelsen gjøres på vegne av, som er direkte omfattet av regelverket, se pkt. 2.2.
Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger i henhold til FOR del II.
Konkurransen gjennomføres med prekvalifisering. Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, og blir invitert, vil få anledning til å levere tilbud.
Alle interesserte leverandører inviteres til å levere forespørsel (kvalifikasjon) om å delta i konkurransen innen fristen som fremgår av EU-Supply. Forespørselen må oppfylle kvalifikasjonskravene
Samtlige kvalifiserte leverandører vil inviteres til å innlevere tilbud. Tilbyderne vil bli invitert til forhandlinger. Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt.
2.2 Anskaffelsesregelverkets anvendelsesområde
Det er kun de offentlige medlemsbedriftene som er pliktsubjekter etter anskaffelsesregelverket. Det innebærer at eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket kun kan gjøres gjeldende for volumet som relaterer seg til de offentlige medlemsbedriftene.
Eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket er derfor ikke til hinder for at Tradebroker kan beslutte å inngå rammeavtale på vegne de private medlemsbedriftene i kraft av Tradebrokers og de private medlemsbedriftenes privatautonomi.
2.3 Fremdriftsplan med planlagte datoer
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
|
Aktivitet |
Tidspunkt |
|
Kunngjøring av konkurransen |
28.02.2020 |
|
Frist for å stille spørsmål |
25.03.2020 |
|
Frist for å levere forespørsel om å bli kvalifisert |
30.03.2020 klokken 12:00 |
|
Meddelelse om resultat av kvalifiseringen |
31.03.2020 |
|
Frist for spørsmål til tilbudsinnlevering |
15.04.2020 |
|
Frist for å levere tilbud |
20.04.2020 klokken 12:00 |
|
Tilbudsåpning |
20.04.2020 |
|
Evaluering/Forhandling |
Uke 18-20 |
|
Meddelelse om valg av leverandør |
15.05.2020 |
|
Karensfrist |
25.05.2020 |
|
Kontraktsinngåelse |
26.05.2020 |
|
Tilbudets vedståelsesfrist |
15.08.2020 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke. Første møte med tilbydere som har gitt tilbud er planlagt avholdt 27. april 2020.
2.4 Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via EU-Supply. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.
Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e-postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Oppdragsgiver i henhold til konkurransegrunnlagets regler.
2.5 Oppdragsgiver kontaktperson
|
Navn: |
Endre Klungland |
|
E-Post: |
endre.klungland@tradebroker.no |
Oppdragsgivers kontaktperson skal kun kontaktes på e-post dersom det på grunn av teknisk svikt eller andre lignende årsaker ikke er mulig å ta kontakt via EU-Supply.
2.6 Tilbudsfrist
Tilbudsfristen som angitt i EU-Supply er absolutt. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i levering av tilbudet.
2.7 Vedståelsesfrist
Tilbudet må minimum være gyldig til tidspunktet som er angitt i tabellen ovenfor.
3. Kvalifikasjonskrav
For å kunne bli invitert til å levere tilbud til konkurransen må interesserte leverandører fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjema ESPD.
I tillegg skal leverandøren dokumentere oppfyllelse av alle angitte kvalifikasjonskrav i EU-Supply på tidspunktet for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen.
4. Evaluering av tilbudene
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Tildelingskriteriene er nærmere beskrevet og angitt i EU-Supply.
Tildelingskriterier:
1. Økonomiske hensyn: 40 %
1.1. Nettopriser på E-verk - vekt 40 %
1.2. Nettopriser på Synlighet - vekt 25 %
1.3. Nettopriser på Offshore og industri - vekt 25 %
1.4. Prisendringer - vekt 10 %
Dokumentasjonskrav:
Leverandøren skal fylle ut vedlagte prisskjema. Alle priser skal oppgis i NOK eks. MVA
2. Løsningsbeskrivelse og gjennomføringsevne: 60 %
2.1 Vareprøver - vekt 40 %
2.2 Nettbutikk - vekt 15 %
2.3 Leveringstid og logistikk - vekt 15 %
2.4 Implementering og avtaleoppfølging - 15 %
2.5 Miljøbesparelser og tiltak - vekt 15 %
Dokumentasjonskrav:
Leverandørens løsningsbeskrivelse og vareprøver
4.1 Evalueringsmetode
Ved evaluering av tilbudene vil det benyttes en relativ poengmodell. Det vil innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt poengscore mellom 0-10 poeng. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10 poeng, mens det blir gitt score som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Beste tilbud er de med høyest poengscore totalt sett. Oppnådde, vektede poeng for alle kriterier summeres.
5. Innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen (prekvalifisering)
5.1 Innlevering av forespørsel
Det skal inngis forespørsel om deltakelse i konkurransen. Forespørselen skal leveres på EU-Supply. Kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil inviteres til å inngi tilbud.
5.2 Forespørselens utforming
Forespørselen skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply. Alle kvalifikasjonskrav skal dokumenteres som angitt.
5.3 ESPD
Som dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner skal leverandøren fylle ut vedlagte ESPD skjema. Skjemaet skal leveres sammen med forespørselen om deltakelse.
Dersom skjemaet undertegnes av en person som ikke har fullmakt i henhold til Brønnøysundregistrene, skal det i tillegg fremlegges et gyldig fullmaktsskjema som vedlagt i EU-Supply.
6. Tilbudsutforming og innlevering av tilbud
6.1 Invitasjon til å inngi tilbud
Dette punktet er kun aktuelt for de leverandørene som har blitt kvalifisert og utvalgt til å få levere tilbud. Alle leverandører må først levere forespørsel om deltakelse, i henhold til punktet over, for så å avvente eventuell invitasjon til å levere tilbud. Leverandører som leverer forespørsel, men ikke blir invitert til å levere tilbud vil få beskjed om dette.
6.2 Innlevering av tilbud
Tilbudet skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply innen fristen som blir fastsatt i invitasjonen til å inngi tilbud.
6.3 Forbehold og avvik
Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet.
Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at Oppdragsgiver kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal eventuelt gjøres rede for i tilbudet.
Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet.
6.4 Vedrørende medlemsbedriftenes innsyn i tilbudet
Det må fremkomme av tilbudet hvis tilbyder mener noen av de private medlemsbedriftene er leverandørens konkurrenter i andre sammenhenger eller av andre grunner ikke bør ha innsyn i leverandørens tilbud og en eventuell avtale. Slikt ønske grunngis kortfattet.
7. Kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskravene fremgår i EU-Supply
8. Tildelingskriterier
Tildelingskriteriene fremgår av EU-Supply
9. Kontraktsvilkår
Kontraktsvilkårene som gjelder for oppdraget følger vedlagt. Ved å inngi tilbud i konkurransen aksepterer leverandørene kontraktsvilkårene. Leverandøren skal signere vedlagte etiske egenerklæring før kontraktsinngåelse.
10. Klagebehandling
Tradebroker håndterer behandlingen av eventuelle klager på vegne av medlemsbedriftene.