Vikar-Bemanningstjenester og Rekruttering
1. Innledning
1.1 Om Tradebroker
Stiftelsen Tradebroker ("Tradebroker") er ansvarlig for gjennomføringen av denne anskaffelsen.
Tradebroker representerer i dag 61 store og mellomstore norske bedrifter i offentlig og privat sektor. Tradebrokers offentlige medlemsbedrifter er underlagt lov 16. juli 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser ("LOA") og forskrift 12. august 2016 nr. 975 om innkjøpsregler i forsyningssektorene ("FOR"), se punkt 1.3. Tradebroker er ikke en "Oppdragsgiver" etter LOA eller FOR.
For ytterligere informasjon om Tradebroker og medlemmene, se: (http://www.tradebroker.no/).
1.2 Beskrivelse av anskaffelsen
Tradebroker vil på vegne av sine medlemsbedrifter inngå rammeavtaler med tre leverandører for levering av Vikar-Bemanningstjenester og Rekruttering .
Konkurransen gjennomføres i to trinn med kvalifisering først. Det betyr at vedleggene knyttet til tilbudsinvitasjonen kun er til informasjon i prekvalifiseringen, og ikke skal besvares på dette trinnet.
Tradebroker skal inngå rammeavtaler med tre leverandører som kan levere et bredt spekter av tjenester innenfor personell- og bemanningstjenester tilpasset kundens løpende behov. Avtalene skal legge til rette for høy grad av fleksibilitet og høyt servicenivå i forbindelse med tjeneste leveransene.
Aktuelle kategorier vil være alt fra innleie av de tradisjonelle vikartjenester som økonomi/regnskap, bank, finans, forsikring, lager, logistikk og bygg og anlegg til innleie av tyngre fagspesialister og ledelse. I tillegg så er det behov det rekrutterings tjenester av ledere, spesialister og øvrige stillinger. Hovedvekten og fordelingen av de ulike kategorier er nærmere angitt i konkurransegrunnlaget. Ytelsene skal utføres i tråd med norske lover, regler og standarder.
Det er stor geografisk spredning blant medlemmene sine virksomheter slik at det er viktig at leverandørene kan dekke et bredt geografisk nedslagsfelt med lokale avdelinger over hele landet. For mange av våre medlemmer er lokal forankring/tilstedeværelse viktig for å sikre dekning av sine behov og tjenester.
Tradebroker sine medlemsbedrifter bestiller via ulike kanaler ved behov. Avrop skal kunne skje både pr telefon, e-post og via ulike webløsninger. Leverandøren skal kunne tilby elektronisk faktura fra et juridisk selskap. Som et minimum skal leverandøren tilby elektronisk faktura i EHF-format.
Tradebroker vil legge vekt på tilbyders rutiner og system for rekruttering, oppfølging og opplæring av vikaren i tillegg til rutiner og systemer for service og tilgjengelighet.
Leverandør skal tilby tjenester og løsninger som beskrevet i tildelingskriteriene
Anskaffelsens omfang
Anskaffelsens omfang vil avhenge av de avrop de enkelte medlemmene gjør under avtalen. Dagens avtale med eksisterende leverandører hadde et kjøpsvolum på ca.505 millioner NOK pr. år. I tillegg så har medlemmer som tidligere ikke har deltatt meldt deltagelse. Samlet utgjør dette ca.565 MNOK (2019)
Følgende 38 andre medlemmer har meldt at de vil benytte seg av rammeavtalen:
ABB POWER GRIDS NORWAY AS, AHLSELL NORGE AS, AVINOR AS, BACKE ENTREPRENØR AS, BANE NOR SF, BANESERVICE AS, BEERENBERG SERVICES AS, BERGENE HOLM AS, CAVERION NORGE AS, CIRCLE K AS, CONTINENTAL DEKK NORGE AS, COWI AS, DNB BANK ASA, DYNEA AS, ELEKTROSKANDIA NORGE AS, ENTUR AS, FERD HOLDING AS, HANSA BORG BRYGGERIER AS, IMPLENIA NORGE AS*, INEOS-BEDRIFTENE I NORGE, KAVLI HOLDING AS, KONGSBERG GRUPPEN ASA, LYSE AS, LØVENSKIOLD-VÆKERØ AS, MANTENA AS, MONDELEZ NORGE AS, NORSK GJENVINNING NORGE AS, NÆRINGSLIVETS HOVEDORGANISASJON, OPTIMERA AS, ORICA NORWAY AS, ORKLA ASA**, PROTAN AS, RAMIRENT AS, RANHEIM PAPER & BOARD AS, SAFEROAD AS, SKAGERAK ENERGI AS, SPENNCON AS, STATKRAFT AS, STATNETT SF, STOREBRAND ASA, TESS AS, TIDE AS, UMOE AS, VEIDEKKE ASA og VYGRUPPEN AS
*Implenia deltar ikke på kategorien bygg og anlegg.
**Orkla deltar kun på vikar innleie og ikke delen som omhandler Rekruttering.
I tillegg vil følgende offentlige medlemsbedrifter, som er underlagt LOA og FOR, benytte seg av rammeavtalen. Nedenfor følger informasjon om estimert årlig omsetning for de offentlige medlemsbedriftene.
|
Medlem |
Estimert årlig omsetning |
|
Avinor |
14,6 MNOK |
|
Bane NOR SF |
27,0 MNOK |
|
ENTUR |
5,4 MNOK |
|
LYSE (Elnett og Neo) |
0,6 MNOK |
|
STATNET SF |
4,0 MNOK |
|
SKAGERAK* |
6,2 MNOK |
|
VY GRUPPEN |
6,4 MNOK |
*Skagerak deltar kun på vikar innleie og ikke delen som omhandler Rekruttering.
Det understrekes at det kun er volumet til de offentlige medlemsbedriftene som deltar i denne konkurransen som er omfattet av anskaffelsesreglene.
I løpet av avtaleperioden vil det kunne forekomme inn- og utmeldinger av medlemsbedrifter. Avtalen vil kunne benyttes av nye private medlemsbedrifter som ikke var påmeldt eller medlem da forespørselen ble kunngjort.
1.3 Avtaletype og varighet
Det skal inngås rammeavtale med 3 leverandører. Avtaleperioden vil være 3 år gjeldende fra 01.02.2021 til 31.01.2024. Tradebroker har rett til opsjon på å forlenge avtalen + 2 år. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte avtaleutkast.
De offentlige medlemsbedriftene som er underlagt LOA og FOR vil tildele kontrakt mellom de valgte leverandørene etter følgende modell:
|
Medlem |
Metode for valg mellom parallelle avtaler |
|
Avinor |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2.(osv ved flere) |
|
Bane NOR SF |
Minikonkurranse – gjennomføres av medlemsbedriften* |
|
ENTUR |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2.(osv ved flere) |
|
LYSE (Elnett og Neo) |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2.(osv ved flere) |
|
STATNETT SF |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2.(osv ved flere) |
|
SKAGERAK |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2.(osv ved flere) |
|
VY GRUPPEN |
Minikonkurranse – gjennomføres av medlemsbedriften* |
* Beskrivelse av gjennomføring av minikonkurranse finner dere i eget vedlegg under Eksterne dokumenter.
2. Regler for konkurransen
2.1 Anskaffelsesprosedyre
Denne anskaffelsen gjennomføres i tråd med reglene i LOA og FOR.
Det er imidlertid kun de offentlige medlemsbedriftene, som anskaffelsen gjøres på vegne av, som er direkte omfattet av regelverket, se pkt. 2.2.
Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger i henhold til FOR del II.
Konkurransen gjennomføres med prekvalifisering. Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, og blir invitert, vil få anledning til å levere tilbud.
Alle interesserte leverandører inviteres til å levere forespørsel (kvalifikasjon) om å delta i konkurransen innen fristen som fremgår av EU-Supply. Forespørselen må oppfylle kvalifikasjonskravene
Alle leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil inviteres til å inngi tilbud. Før forhandlingene vil Tradebroker foreta en foreløpig evaluering av tilbudene basert på tildelingskriteriene. Tradebroker forbeholder seg retten til å redusere antallet tilbud i forkant av forhandlingene.
Dersom Tradebroker benytter seg av denne retten, vil de 6-8 beste tilbudene bli invitert til forhandlinger. Tradebroker forbeholder seg retten til å gjennomføre forhandlingene i flere faser og redusere antallet tilbud underveis i forhandlingene
2.2 Anskaffelsesregelverkets anvendelsesområde
Det er kun de offentlige medlemsbedriftene som er pliktsubjekter etter anskaffelsesregelverket. Det innebærer at eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket kun kan gjøres gjeldende for volumet som relaterer seg til de offentlige medlemsbedriftene.
Eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket er derfor ikke til hinder for at Tradebroker kan beslutte å inngå rammeavtale på vegne de private medlemsbedriftene i kraft av Tradebrokers og de private medlemsbedriftenes privatautonomi.
2.3 Fremdriftsplan med planlagte datoer
Tradebroker har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
|
Aktivitet |
Tidspunkt |
|
Kunngjøring av konkurransen |
03.07.2020 |
|
Frist for å stille spørsmål |
14.08.2020 |
|
Frist for å levere forespørsel om å bli kvalifisert |
21.08.2020 |
|
Meddelelse om resultat av kvalifiseringen |
21.08.2020 |
|
Frist for spørsmål til tilbudsinnlevering |
04.09.2020 |
|
Frist for å levere tilbud |
11.09.2020 |
|
Tilbudsåpning |
11.09.2020 |
|
Evaluering/Forhandling |
Uke 39-42 |
|
Meddelelse om valg av leverandør |
Uke 43 |
|
Karensperiode |
10 dgr |
|
Kontraktsinngåelse |
Uke 45 |
|
Tilbudets vedståelsesfrist |
Ultimo April 2021 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.
2.4 Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via EU-Supply. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Tradebroker besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.
Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e-postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Tradebroker informeres. Tradebroker tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Tradebroker i henhold til konkurransegrunnlagets regler.
2.5 Tradebroker kontaktperson
|
Navn: |
Knut-A Klausen |
|
E-Post: |
knut-a.klausenATtradebroker.no |
Tradebrokers kontaktperson skal kun kontaktes på e-post dersom det på grunn av teknisk svikt eller andre lignende årsaker ikke er mulig å ta kontakt via EU-Supply.
2.6 Tilbudsfrist
Tilbudsfristen som angitt i EU-Supply er absolutt. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i levering av tilbudet.
2.7 Vedståelsesfrist
Tilbudet må minimum være gyldig til tidspunktet som er angitt i tabellen ovenfor.
3. Kvalifikasjonskrav
For å kunne bli invitert til å levere tilbud til konkurransen må interesserte leverandører fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjema ESPD.
I tillegg skal leverandøren dokumentere oppfyllelse av alle angitte kvalifikasjonskrav i EU-Supply på tidspunktet for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen.
4. Evaluering av tilbudene
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Tildelingskriteriene er nærmere beskrevet og angitt i EU-Supply.
Tildelingskriterier:
Løsningsbeskrivelse og gjennomføringsevne: 60 %
Avtaleoppfølging og administrasjon 30 %
Geografisk dekning 15 %
Service og tilgjengelighet 40 %
Fagspesialister, rekruttering av ledere, og øvrige tjenester 15 %
Dokumentasjonskrav:
Leverandørens løsningsbeskrivelse
Økonomiske hensyn: 40 %
Vikarer 70 %
Fagspesialister 20 %
Rekruttering 10 %
Dokumentasjonskrav:
Leverandøren skal fylle ut vedlagte prisskjema. Alle priser skal oppgis i NOK eks. MVA
4.1 Evalueringsmetode
Ved evaluering av tilbudene vil det benyttes en relativ poengmodell. Det vil innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt poengscore mellom 0-100 poeng. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 100 poeng, mens det blir gitt score som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Beste tilbud er de med høyest poengscore totalt sett. Oppnådde, vektede poeng for alle kriterier summeres.
5. Innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen (prekvalifisering)
5.1 Innlevering av forespørsel
Dette punktet er kun aktuelt for de leverandørene som har blitt kvalifisert og utvalgt til å få levere tilbud. Alle leverandører må først levere forespørsel om deltakelse, i henhold til punktet over, for så å avvente eventuell invitasjon til å levere tilbud. Leverandører som leverer forespørsel, men ikke blir invitert til å levere tilbud vil få beskjed om dette.
5.2 Forespørselens utforming
Forespørselen skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply. Alle kvalifikasjonskrav skal dokumenteres som angitt.
5.3 ESPD
Som dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner skal leverandøren fylle ut vedlagte ESPD skjema. Skjemaet skal leveres sammen med forespørselen om deltakelse.
Dersom skjemaet undertegnes av en person som ikke har fullmakt i henhold til Brønnøysundregistrene, skal det i tillegg fremlegges et gyldig fullmaktsskjema som vedlagt i EU-Supply.
6. Tilbudsutforming og innlevering av tilbud
6.1 Invitasjon til å inngi tilbud
Dette punktet er kun aktuelt for de leverandørene som har blitt kvalifisert og utvalgt til å få levere tilbud. Alle leverandører må først levere forespørsel om deltakelse, i henhold til punktet over, for så å avvente eventuell invitasjon til å levere tilbud. Leverandører som leverer forespørsel, men ikke blir invitert til å levere tilbud vil få beskjed om dette.
6.2 Innlevering av tilbud
Tilbudet skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply innen fristen som blir fastsatt i invitasjonen til å inngi tilbud.
6.3 Forbehold og avvik
Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet.
Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at Tradebroker kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal eventuelt gjøres rede for i tilbudet.
Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet.
6.4 Vedrørende medlemsbedriftenes innsyn i tilbudet
Det må fremkomme av tilbudet hvis tilbyder mener noen av de private medlemsbedriftene er leverandørens konkurrenter i andre sammenhenger eller av andre grunner ikke bør ha innsyn i leverandørens tilbud og en eventuell avtale. Slikt ønske grunngis kortfattet.
7. Kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskravene fremgår i EU-Supply
8. Tildelingskriterier
Tildelingskriteriene fremgår av EU-Supply
9. Kontraktsvilkår
Kontraktsvilkårene som gjelder for oppdraget følger vedlagt. Ved å inngi tilbud i konkurransen aksepterer leverandørene kontraktsvilkårene. Leverandøren skal signere vedlagte etiske egenerklæring før kontraktsinngåelse.
10. Klagebehandling
Tradebroker håndterer behandlingen av eventuelle klager på vegne av medlemsbedriftene.