IT-utstyr
1. INNLEDNING
1.1 Om Tradebroker
Stiftelsen Tradebroker ("Tradebroker") er ansvarlig for gjennomføringen av denne anskaffelsen.
Tradebroker representerer i dag 64 store og mellomstore norske bedrifter i offentlig og privat sektor. Tradebrokers offentlige medlemsbedrifter er underlagt lov 16. juli 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser ("LOA") og forskrift 12. august 2016 nr. 975 om innkjøpsregler i forsyningssektorene ("FOR"), se punkt 1.3. Tradebroker er ikke en "Oppdragsgiver" etter LOA eller FOR.
For ytterligere informasjon om Tradebroker og medlemmene, se: (http://www.tradebroker.no).
1.2 Beskrivelse av anskaffelsen
Tradebroker vil på vegne av sine medlemsbedrifter inngå rammeavtale med en leverandør for levering av standard IT utstyr og tilhørende tjenester. Leveransen vil omfatte standard IT-utstyr med eventuelle lisenser til standard programvare, som er ferdig spesifisert og utviklet før kontraktsinngåelse, og som kan brukes slik de leveres fra produsent og/eller settes sammen av Leverandøren for å dekke Kundens behov. Leverandør skal også kunne bistå med tjenester knyttet til utstyret.
Leverandøren skal tilby e-handelsløsning og elektronisk faktura. For e-handelsløsning skal det minimum tilbys katalog i EHF formatet, samt «punch-out» løsning mot kundenes innkjøpssystem. Som et minimum skal leverandøren også tilby elektronisk faktura i EHF-format.
Tradebrokers medlemmer skal ha mulighet til å bestille produkter etter behov, og fra leverandørens totale varesortiment. Bestillinger skjer gjennom leverandørens nettbutikk samt andre tilgjengelige kanaler som telefon og e-post. Nettbutikken skal inneholde bredt varesortiment med produktbeskrivelser, bilder og priser.
Det er ulike behov hos medlemmene som dekkes av denne avtalen, og tjenester er å regne som opsjon til denne avtalen. Det er forventet at leverandøren skal levere standard IT utstyr og klienter, mens server, datasenter, lagring og brannmur er opsjoner som kan avropes på denne avtalen. Eventuelle tilpasninger til de ulike medlemsbedriftene kan gjøres i tilknytningsavtaler.
1.3 Anskaffelsens omfang
Anskaffelsens omfang vil avhenge av de avrop de enkelte medlemmene gjør under avtalen. Dagens avtaler med de eksisterende leverandørene har et kjøpsvolum på ca. 280 millioner NOK pr. år.
Følgende offentlige medlemsbedrifter, som er underlagt LOA og FOR, benytte seg av rammeavtalen. Nedenfor følger informasjon om estimert årlig omsetning for de offentlige medlemsbedriftene.
|
Medlem |
Estimert årlig |
Merknad |
|
Avinor AS |
50 MNOK |
|
|
Helgeland Kraft AS |
3 MNOK |
|
|
Statnett SF |
60 MNOK |
|
|
Vygruppen AS |
10 MNOK |
|
|
Posten Norge AS |
2,5 MNOK |
Deltar kun med behovet for IT-rekvisita i denne avtalen |
|
Skagerak Energi AS |
2 MNOK |
Deltar kun med behovet for IT-rekvisita i denne avtalen |
I tillegg har følgende 20 privateide medlemsbedrifter har meldt at de vil benytte seg av rammeavtalen:
ABB AS, Ahlsell Norge AS, BACKE Entreprenør AS, Bama Gruppen AS, Borregaard AS, Circle K AS, Continental Dekk Norge AS, DNB Bank ASA, Entur AS, Ineos Norge AS, Nexans Norway AS, Norske Skog ASA, Saferoad AS, Siemens AS, Spenncon AS, Statkraft AS, Storebrand ASA, TESS AS, Tide AS og Østfold Energi AS.
Det understrekes at det kun er volumet til de offentlige medlemsbedriftene som deltar i denne konkurransen som er omfattet av anskaffelsesreglene.
I løpet av avtaleperioden vil det kunne forekomme inn- og utmeldinger av medlemsbedrifter. Avtalen vil kunne benyttes av nye private medlemsbedrifter som ikke var påmeldt eller medlem da forespørselen ble kunngjort.
1.4 Avtaletype og varighet
Det skal inngås rammeavtale med en leverandør. Rammeavtalen gjelder i tre - 3 - år og to - 2 - måneder, og løper fra 01.05.2021 til og med 30.06.2024. TB har rett til opsjon på å forlenge avtalen med to - 2 - år, totalt mulig avtalelengde blir fem - 5 - år og to - 2 - måneder.
Det er kun medlemsbedriften Statnett SF som vil benytte avtalen fra 01.05.2021. De øvrige medlemsbedriftene vil benytte seg av rammeavtalene fra 01.07.2021.
Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte avtaleutkast som også vil inneholde leverandørens beskrivelser av løsninger og ansvarsforhold. For noen av medlemsbedriftene vil det være behov for tilknytningsavtale, og noen vil også benytte Statens standardavtaler for IT-anskaffelser i tillegg.
2. REGLER FOR KONKURRANSEN
2.1 Anskaffelsesprosedyre
Denne anskaffelsen gjennomføres i tråd med reglene i LOA og FOR.
Det er imidlertid kun de offentlige medlemsbedriftene, som anskaffelsen gjøres på vegne av, som er direkte omfattet av regelverket, se pkt. 2.2.
Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger i henhold til FOR del II.
Konkurransen gjennomføres med prekvalifisering. Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, og blir invitert, vil få anledning til å levere tilbud.
Alle interesserte leverandører inviteres til å levere forespørsel (kvalifikasjon) om å delta i konkurransen innen fristen som fremgår av EU-Supply. Forespørselen må oppfylle kvalifikasjonskravene
Alle leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil inviteres til å inngi tilbud. Før forhandlingene vil Tradebroker foreta en foreløpig evaluering av tilbudene basert på tildelingskriteriene. Tradebroker forbeholder seg retten til å redusere antallet tilbud i forkant av forhandlingene. Dersom Tradebroker benytter seg av denne retten, vil de 3 - 5 beste tilbudene bli invitert til forhandlinger. Tradebroker forbeholder seg retten til å gjennomføre forhandlingene i flere faser og redusere antallet tilbud underveis i forhandlingene. Når forhandlingene er gjennomført, vil Tradebroker sette en felles frist for mottak av endelige tilbud fra de gjenværende leverandørene.
2.2 Anskaffelsesregelverkets anvendelsesområde
Det er kun de offentlige medlemsbedriftene som er pliktsubjekter etter anskaffelsesregelverket. Det innebærer at eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket kun kan gjøres gjeldende for volumet som relaterer seg til de offentlige medlemsbedriftene.
Eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket er derfor ikke til hinder for at Tradebroker kan beslutte å inngå rammeavtale på vegne de private medlemsbedriftene i kraft av Tradebrokers og de private medlemsbedriftenes privatautonomi.
2.3 Fremdriftsplan med planlagte datoer
Tradebroker har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
|
Aktivitet |
Tidspunkt |
|
Kunngjøring av konkurransen |
19.01.2021 |
|
Frist for å stille spørsmål |
11.02.2021 |
|
Frist for å levere forespørsel om å bli kvalifisert |
18.02.2021 kl. 12:00 |
|
Meddelelse om resultat av kvalifiseringen |
19.02.2021 |
|
Frist for spørsmål til tilbudsinnlevering |
01.03.2021 |
|
Frist for å levere tilbud |
08.03.2021 kl. 12:00 |
|
Tilbudsåpning |
08.03.2021 |
|
Evaluering/Forhandling |
Uke 10-12 2021 |
|
1. forhandlingsmøte med presentasjon av tilbud |
10.03.2021 |
|
Meddelelse om valg av leverandør |
Uke 12 |
|
Klagefrist |
10 dager |
|
Kontraktsinngåelse |
Uke 14 |
|
Tilbudets vedståelsesfrist |
01.08.2021 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.
2.4 Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via EU-Supply. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Tradebroker besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.
Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e-postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Tradebroker informeres. Tradebroker tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Tradebroker i henhold til konkurransegrunnlagets regler.
2.5 Tradebroker kontaktperson
|
Navn: |
Endre Klungland |
|
E-Post: |
endre@tradebroker.no |
Tradebrokers kontaktperson skal kun kontaktes på e-post dersom det på grunn av teknisk svikt eller andre lignende årsaker ikke er mulig å ta kontakt via EU-Supply.
2.6 Tilbudsfrist
Tilbudsfristen som angitt i EU-Supply er absolutt. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i levering av tilbudet.
2.7 Vedståelsesfrist
Tilbudet må minimum være gyldig til tidspunktet som er angitt i tabellen ovenfor.
3. KVALIFIKASJONSKRAV
For å kunne bli invitert til å levere tilbud til konkurransen må interesserte leverandører fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjema ESPD.
I tillegg skal leverandøren dokumentere oppfyllelse av alle angitte kvalifikasjonskrav i EU-Supply på tidspunktet for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen.
4. EVALUERING AV TILBUDENE
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Tildelingskriteriene er nærmere beskrevet og angitt i EU-Supply.
TILDELINGSKRITERIER:
1. Økonomiske hensyn: 40 %
1.1 Påslag på varer i nettbutikk: 35 %
1.2. Påslag og kostnad ved BID fra produsenter: 35 %
1.3 Kostnader ved Klient som en tjeneste: 20 %
1.4 Kostnader ved konsulentbistand 10 %
Dokumentasjonskrav:
Leverandøren skal fylle ut vedlagte prisskjema og beskrive løsningene. Alle priser skal oppgis i NOK eks. MVA
2. Kvalitet og miljø: 60 %
2.1 Kompetanse og gjennomføringsevne: 50 %
2.2 Klient som en tjeneste: 15 %
2.3 Implementering og avtaleoppfølging: 15 %
2.4 Nettbutikk, garanti og reklamasjon 10 %
2.5 Miljø: 10 %
Dokumentasjonskrav:
Leverandørens løsningsbeskrivelse
4.1 Evalueringsmetode
Ved evaluering av tilbudene vil det benyttes en relativ poengmodell. Det vil innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt poengscore mellom 0-10 poeng. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10 poeng, mens det blir gitt score som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Beste tilbud er de med høyest poengscore totalt sett. Oppnådde, vektede poeng for alle kriterier summeres.
5. INNLEVERING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE I KONKURRANSEN (PREKVALIFISERING)
5.1 Innlevering av forespørsel
Det skal inngis forespørsel om deltakelse i konkurransen. Forespørselen skal leveres på EU-Supply. Kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil inviteres til å inngi tilbud.
5.2 Forespørselens utforming
Forespørselen skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply. Alle kvalifikasjonskrav skal dokumenteres som angitt.
5.3 ESPD
Som dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner skal leverandøren fylle ut vedlagte ESPD skjema. Skjemaet skal leveres sammen med forespørselen om deltakelse.
Dersom skjemaet undertegnes av en person som ikke har fullmakt i henhold til Brønnøysundregistrene, skal det i tillegg fremlegges et gyldig fullmaktsskjema som vedlagt i EU-Supply.
6. TILBUDSUTFORMING OG INNLEVERING AV TILBUD
6.1 Invitasjon til å inngi tilbud
Dette punktet er kun aktuelt for de leverandørene som har blitt kvalifisert og utvalgt til å få levere tilbud. Alle leverandører må først levere forespørsel om deltakelse, i henhold til punktet over, for så å avvente eventuell invitasjon til å levere tilbud. Leverandører som leverer forespørsel, men ikke blir invitert til å levere tilbud vil få beskjed om dette.
6.2 Innlevering av tilbud
Tilbudet skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply innen fristen som blir fastsatt i invitasjonen til å inngi tilbud.
6.3 Forbehold og avvik
Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet.
Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at Tradebroker kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal eventuelt gjøres rede for i tilbudet.
Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet.
6.4 Vedrørende medlemsbedriftenes innsyn i tilbudet
Det må fremkomme av tilbudet hvis tilbyder mener noen av de private medlemsbedriftene er leverandørens konkurrenter i andre sammenhenger eller av andre grunner ikke bør ha innsyn i leverandørens tilbud og en eventuell avtale. Slikt ønske grunngis kortfattet.
7. KVALIFIKASJONSKRAV
Kvalifikasjonskravene fremgår i EU-Supply
8. TILDELINGSKRITERIER
Tildelingskriteriene fremgår i EU-Supply
9. KONTRAKTSVILKÅR
Kontraktsvilkårene som gjelder for oppdraget følger vedlagt. Ved å inngi tilbud i konkurransen aksepterer leverandørene kontraktsvilkårene. Leverandøren skal signere vedlagte etiske egenerklæring før kontraktsinngåelse.
10. KLAGEBEHANDLING
Tradebroker håndterer behandlingen av eventuelle klager på vegne av medlemsbedriftene.