TRADEBROKER

Kjøretøysadministrasjon og Leasing

Konkurransen er avsluttet, du kan ikke svare på invitasjonen

1          Innledning

1.1           Om Tradebroker

Stiftelsen Tradebroker ("Tradebroker") er ansvarlig for gjennomføringen av denne anskaffelsen.
Tradebroker representerer i dag 66 store og mellomstore norske bedrifter i offentlig og privat sektor. Tradebrokers offentlige medlemsbedrifter er underlagt lov 16. juli 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser ("LOA") og forskrift 12. august 2016 nr. 975 om innkjøpsregler i forsyningssektorene ("FOR"), se punkt 1.3. Tradebroker er ikke en "Oppdragsgiver" etter LOA eller FOR.

For ytterligere informasjon om Tradebroker og medlemmene, se: www.tradebroker.no (http://www.tradebroker.no).

1.2           Beskrivelse av anskaffelsen


Tradebroker vil på vegne av sine medlemsbedrifter inngå rammeavtale med en leverandør for levering av biladministrasjon & leasing.

Tjenesten består i å administrere medlemsbedrifters kjøretøypark og tilby leasing inkludert datterselskaper som ønsker tilslutning til avtalen.

Dette er et avtaleområde som skal dekke et bredt spekter av tjenester innenfor kjøretøyadministrasjon og leasing. Samarbeidet krever høy grad fleksibilitet og må kunne tilpasses alle de ulike behovene våre medlemmer skulle ha når det gjelder; Kjøretøyadministrasjon, Leasing / Lånefinansiering med valgfrie finansieringsmodeller i tillegg til alle de ulike fordelsavtaler som skal tilbys.

Kjøretøyene kan for enkelte av medlemmene bestå av alt fra firmabiler, varebiler, personbiler, lastebiler, traktor, snø-scootere, beltevogner, ATV'er, tilhengere m.m.

Kjøretøyadministratoren til medlemsbedriftene skal gi en effektiv kjøretøyadministrasjon som fremmer standardiseringer og gir kostnadseffektive løsninger. I tillegg så har flere av medlemmene høyt fokus på bærekraft og miljø hvor nullutslippskjøretøy er en viktig faktor.

Kjøretøyparken til enkelte av medlemsbedriftene er i dag administrert i egen regi og noen administreres gjennom leasingselskap. Data/historikk fra disse leveransene ønskes implementert i fremtidig kjøretøysadministrasjonsordning. Det skal også tilbys leasing under denne avtalen(e). Medlemmer som ikke er kredittverdige kan nektes betingelser for leasing.

Leverandøren skal tilby e-handelsløsning og elektronisk faktura.. Som et minimum skal leverandøren tilby elektronisk faktura i ehf-format.

 

1.3           Anskaffelsens omfang

Anskaffelsens omfang vil avhenge av de avrop de enkelte medlemmene gjør under avtalen. Dagens avtale med eksisterende leverandør hadde et kjøpsvolum på ca. 162 millioner NOK i 2021 

Følgende 29 medlemsbedrifter har meldt at de vil benytte seg av rammeavtalen:

AHLSELL NORGE AS, AIBEL AS, BACKE ENTREPRENØR AS, BAMA GRUPPEN AS, BANESERVICE AS, BEERENBERG SERVICES AS, BERGENE HOLM AS, BORREGAARD AS, CONTINENTAL DEKK NORGE AS v Dekkmann AS , COWI AS, DYNEA AS, ELOPAK ASA, FEIRING AS, HANSA BORG BRYGGERIER AS, INEOS-BEDRIFTENE I NORGE, ISOLA AS, KONGSBERG GRUPPEN ASA, LYSE AS, MESTERGRUPPEN AS, NORSK GJENVINNING NORGE AS, ORICA NORWAY AS, RAMIRENT AS, RANHEIM PAPER & BOARD AS, RINGNES AS, SPENNCON AS, STATKRAFT AS, UMOE AS, VEIDEKKE ASA, VETCO GRAY SCANDINAVIA AS og VOITH HYDRO AS

I tillegg vil følgende 4 offentlige medlemsbedrifter og tre datterselskaper , som er underlagt LOA og FOR, benytte seg av rammeavtalen. Nedenfor følger informasjon om estimert årlig omsetning for de offentlige medlemsbedriftene.

Medlem

Estimert årlig omsetning

 HELGELAND KRAFT AS

3,3 MNOK

 LNETT AS

5,5 MNOK

 LYSE LUX AS og LYSE NEO AS

0,9 MNOK og 0,5 MNOK

SKAGERAK ENERGI AS

11,0 MNOK

 ØSTFOLD ENERGI AS

0,8 MNOK

Det understrekes at det kun er volumet til de offentlige medlemsbedriftene som deltar i denne konkurransen som er omfattet av anskaffelsesreglene.

I løpet av avtaleperioden vil det kunne forekomme inn- og utmeldinger av medlemsbedrifter. Avtalen vil kunne benyttes av nye private medlemsbedrifter som ikke var påmeldt eller medlem da forespørselen ble kunngjort.

1.4           Avtaletype og varighet

Det skal inngås rammeavtale med 1 leverandør. Avtaleperioden vil være 3 år gjeldende fra 01.06.2022 til 30.05.2025. Tradebroker har rett til opsjon på å forlenge avtalen med 2 år. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte avtaleutkast.

 

  1.        Regler for konkurransen

2.1           Anskaffelsesprosedyre

Denne anskaffelsen gjennomføres i tråd med reglene i LOA og FOR.

Det er imidlertid kun de offentlige medlemsbedriftene, som anskaffelsen gjøres på vegne av, som er direkte omfattet av regelverket, se pkt. 2.2.

Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger i henhold til FOR del II.

Konkurransen gjennomføres med prekvalifisering. Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, og blir invitert, vil få anledning til å levere tilbud.

Alle interesserte leverandører inviteres til å levere forespørsel (kvalifikasjon) om å delta i konkurransen innen fristen som fremgår av EU-Supply. Forespørselen må oppfylle kvalifikasjonskravene

Alle leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil inviteres til å inngi tilbud.

 

2.2           Anskaffelsesregelverkets anvendelsesområde

Det er kun de offentlige medlemsbedriftene som er pliktsubjekter etter anskaffelsesregelverket. Det innebærer at eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket kun kan gjøres gjeldende for volumet som relaterer seg til de offentlige medlemsbedriftene.

Eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket er derfor ikke til hinder for at Tradebroker kan beslutte å inngå rammeavtale på vegne de private medlemsbedriftene i kraft av Tradebrokers og de private medlemsbedriftenes privatautonomi.

 

 

 

2.3           Fremdriftsplan med planlagte datoer

Tradebroker har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:

Aktivitet

Tidspunkt

Kunngjøring av konkurransen

11.02.2022

Frist for å stille spørsmål

07.03.2022

Frist for å levere forespørsel om å bli kvalifisert

11.03.2022

Meddelelse om resultat av kvalifiseringen

14.03.2022

Frist for spørsmål til tilbudsinnlevering

24.03.2022

Frist for å levere tilbud

28.03.2022

Tilbudsåpning

28.03.2022

Evaluering/Forhandling

Uke 14 -17

Meddelelse om valg av leverandør

Uke 18

Karensperiode

10 dager

Kontraktsinngåelse

01.06.2022

Tilbudets vedståelsesfrist

01.08.2022

Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.

 

2.4           Kommunikasjon

All kommunikasjon i prosessen skal foregå via EU-Supply. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Tradebroker besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.

Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e-postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Tradebroker informeres. Tradebroker tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Tradebroker i henhold til konkurransegrunnlagets regler.

2.5           Tradebroker kontaktperson

Navn:

Knut-A Klausen  

E-Post:

knut-a.klausen@tradebroker.no

Tradebrokers kontaktperson skal kun kontaktes på e-post dersom det på grunn av teknisk svikt eller andre lignende årsaker ikke er mulig å ta kontakt via EU-Supply.

 

2.6           Tilbudsfrist

Tilbudsfristen som angitt i EU-Supply er absolutt. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i levering av tilbudet.

 

2.7           Vedståelsesfrist

Tilbudet må minimum være gyldig til tidspunktet som er angitt i tabellen ovenfor.

 

  1.            Kvalifikasjonskrav

For å kunne bli invitert til å levere tilbud til konkurransen må interesserte leverandører fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjema ESPD.

I tillegg skal leverandøren dokumentere oppfyllelse av alle angitte kvalifikasjonskrav i EU-Supply på tidspunktet for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen.

 

  1.            Evaluering av tilbudene

Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Tildelingskriteriene er nærmere beskrevet og angitt i EU-Supply.

 

Tildelingskriterier:

Løsningsbeskrivelse og gjennomføringsevne: 60 %

Avtaleoppfølging og implementering: 30 %

Web løsning og rapporter: 20 %
Rådgivningstjenester: 20 %

Tjenestesortiment: 20 %

SLA: 10 %

Dokumentasjonskrav:
Leverandørens løsningsbeskrivelse

Økonomiske hensyn: 40 %

Kjøretøysadministrasjon: 30 %

Leasing finansiering og Rentesatser: 40 %       

Fordelsavtaler: 30 %

Dokumentasjonskrav:
Leverandøren skal fylle ut vedlagte prisskjema. Alle priser skal oppgis i NOK eks. MVA

 

4.1           Evalueringsmetode

Ved evaluering av tilbudene vil det benyttes en Lineær poengmodell. Det vil innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt poengscore mellom 0-100 poeng. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 100 poeng, mens det blir gitt score som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Beste tilbud er de med høyest poengscore totalt sett. Oppnådde, vektede poeng for alle kriterier summeres. 

 

  1.            Innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen (prekvalifisering)

5.1           Innlevering av forespørsel

Det skal inngis forespørsel om deltakelse i konkurransen. Forespørselen skal leveres på EU-Supply. Kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil inviteres til å inngi tilbud.

 

5.2           Forespørselens utforming

Forespørselen skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply. Alle kvalifikasjonskrav skal dokumenteres som angitt.

5.3           ESPD

Som dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner skal leverandøren fylle ut vedlagte ESPD skjema. Skjemaet skal leveres sammen med forespørselen om deltakelse.

Dersom skjemaet undertegnes av en person som ikke har fullmakt i henhold til Brønnøysundregistrene, skal det i tillegg fremlegges et gyldig fullmaktsskjema som vedlagt i EU-Supply.

 

  1.        Tilbudsutforming og innlevering av tilbud 

6.1           Invitasjon til å inngi tilbud

Dette punktet er kun aktuelt for de leverandørene som har blitt kvalifisert og utvalgt til å få levere tilbud. Alle leverandører må først levere forespørsel om deltakelse, i henhold til punktet over, for så å avvente eventuell invitasjon til å levere tilbud. Leverandører som leverer forespørsel, men ikke blir invitert til å levere tilbud vil få beskjed om dette.

 

6.2           Innlevering av tilbud

Tilbudet skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply innen fristen som blir fastsatt i invitasjonen til å inngi tilbud.

 

6.3           Forbehold og avvik

Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet.

Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at Tradebroker kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal eventuelt gjøres rede for i tilbudet.

Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet.

6.4           Vedrørende medlemsbedriftenes innsyn i tilbudet

Det må fremkomme av tilbudet hvis tilbyder mener noen av de private medlemsbedriftene er leverandørens konkurrenter i andre sammenhenger eller av andre grunner ikke bør ha innsyn i leverandørens tilbud og en eventuell avtale. Slikt ønske grunngis kortfattet.

  1.         Kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskravene fremgår i EU-Supply

  1.         Tildelingskriterier

Tildelingskriteriene fremgår av EU-Supply

  1.         Kontraktsvilkår

Kontraktsvilkårene som gjelder for oppdraget følger vedlagt. Ved å inngi tilbud i konkurransen aksepterer leverandørene kontraktsvilkårene. Leverandøren skal signere vedlagte etiske egenerklæring før kontraktsinngåelse.

  1.       Klagebehandling

Tradebroker håndterer behandlingen av eventuelle klager på vegne av medlemsbedriftene.