TRADEBROKER

Kontor og datarekvisita

Konkurransen er avsluttet, du kan ikke svare på invitasjonen

 

  1.       Innledning

1.1          Om Tradebroker

Stiftelsen Tradebroker ("Tradebroker") er ansvarlig for gjennomføringen av denne anskaffelsen.

Tradebroker representerer i dag 76store og mellomstore norske bedrifter i offentlig og privat sektor. Tradebrokers offentlige medlemsbedrifter er underlagt lov 16. juli 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser ("LOA") og forskrift 12. august 2016 nr. 975 om innkjøpsregler i forsyningssektorene ("FOR"), se punkt 1.3. Tradebroker er ikke en "Oppdragsgiver" etter LOA eller FOR.

For ytterligere informasjon om Tradebroker og medlemmene, se: www.tradebroker.no (http://www.tradebroker.no).

1.2          Beskrivelse av anskaffelsen


Tradebroker vil på vegne av sine medlemsbedrifter inngå rammeavtale med to leverandører for levering av kontor- og datarekvisita, emballasje, kantine og hygieneprodukter med relevante tjenester.

Oppdragsgiver skal inngå rammeavtaler med leverandører som kan levere et bredt spekter av produkter og tjenester innenfor området, og som bidrar på en kostnadseffektiv og miljø- og samfunnsansvarlig måte, samt bidrar til økt bruk av e-handel og automatiserte prosesser som gir økt effektivitet og reduksjon av manuelle prosesser.

Leverandøren skal tilby e-handelsløsning og elektronisk faktura. For e-handelsløsning skal det minimum tilbys integrerte løsninger mot eksterne markedsplasser/innkjøpssystemer, «punch-out» løsning mot kundenes innkjøpssystem. Som et minimum skal leverandøren tilby elektronisk faktura i ehf-format.

Tradebroker skal ha mulighet til å bestille produkter etter behov, og fra leverandørens totale varesortiment. Bestillinger skjer gjennom leverandørens nettbutikk samt andre tilgjengelige kanaler som telefon og e-post. Nettbutikken skal inneholde bredt varesortiment med produktbeskrivelser, bilder og priser. Leverandørene skal tilby nettportal som beskrevet i tildelingskriterier, og Tradebroker vil teste disse.

 

 

 

 

1.3          Anskaffelsens omfang

Anskaffelsens omfang vil avhenge av de avrop de enkelte medlemmene gjør under avtalen. Dagens avtale med eksisterende leverandører har et kjøpsvolum på ca. 80 millioner NOK pr. år. 

Følgende medlemsbedrifter med datterselskaper har meldt at de vil benytte seg av rammeavtalen:

Å ENERGI AS

ELEKTROSKANDIA NORGE AS

LYSE AS

Skagerak Energi

Avinor

ELOPAK ASA

LØVENSKIOLD-VÆKERØ AS

SKANSKA NORGE AS

BACKE ENTREPRENØR AS

Entur

MANTENA AS

SPENNCON AS

BAMA GRUPPEN AS

FEIRING AS

MESTERGRUPPEN AS

STATKRAFT AS

Bane Nor

Ferd Holding

NORSK GJENVINNING NORGE AS

Statnett

BANESERVICE AS

GLAVA AS

NORSKE SKOG ASA

STOREBRAND ASA

BEERENBERG SERVICES AS

HANDELSBANKEN NUF

OPTIMERA AS

TESS as

BERGENE HOLM AS

HANSA BORG BRYGGERIER AS

ORICA NORWAY AS

TIDE AS

Borregaard

Helgeland Kraft as

Posten Norge as

VEIDEKKE ASA

CAVERION NORGE AS

HITACHI ENERGY NORWAY AS

PROTAN AS

VOITH HYDRO AS

CONTINENTAL DEKK NORGE AS

IMPLENIA NORGE AS

Ramirent

VYGruppen

COWI AS

INEOS-BEDRIFTENE I NORGE

RANHEIM PAPER & BOARD AS

ØSTFOLD ENERGI AS

DLVRY AS

ISOLA AS

RINGNES AS

 

DNB

KAVLI HOLDING AS

SAFEROAD HOLDING AS

 

DYNEA AS

KONGSBERG GRUPPEN ASA

SCANDZA NORGE AS

 

I tillegg vil følgende offentlige medlemsbedrifter, som er underlagt LOA og FOR, benytte seg av rammeavtalen. Nedenfor følger informasjon om estimert årlig omsetning for de offentlige medlemsbedriftene. *Avinor deltar på produktgruppene kontor- og datarekvisita, emballasje og kantineprodukter og vil ha opsjon på produktgruppen hygieneprodukter.

Medlem

Estimert årlig omsetning

Avinor*

8,0 mnok

Bane Nor

2,2 mnok

Helgeland Kraft

0,2 mnok

Statnett

0,6 mnok

VY Gruppen

2,4 mnok

Lyse

1,5 mnok

Posten Norge

6,0 mnok

Entur

0,1 mnok

Skagerak Energi

0,6 mnok

Å Energi

0,9 mnok

 

Dersom en av disse virksomhetene ønsker å knytte seg til avtalen, kan det gjøres ved å varsle valgte leverandør med 1 måneders frist.

Maksimal omsetning oppgitt i tabell er gitt for å kunne gi tilbyder indikasjon på det maksimalt samlede volum en deltakende virksomhet kan ha, men det er ikke forpliktende og reelt volum vil ofte være en del lavere.

Det understrekes at det kun er volumet til de offentlige medlemsbedriftene som deltar i denne konkurransen som er omfattet av anskaffelsesreglene.

I løpet av avtaleperioden vil det kunne forekomme inn- og utmeldinger av medlemsbedrifter. Avtalen vil kunne benyttes av nye private medlemsbedrifter som ikke var påmeldt eller medlem da forespørselen ble kunngjort.

1.4          Avtaletype og varighet

Det skal inngås rammeavtale med 2 leverandører. Avtaleperioden vil være gjeldende i tre - 3 - år, og løper fra 01.03.2024 til og med 28.02.2027. TB har rett til opsjon på å forlenge avtalen med to - 2- år, totalt mulig avtalelengde blir fem - 5 - år. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte avtaleutkast.

De offentlige medlemsbedriftene som er underlagt LOA og FOR vil tildele kontrakt mellom de valgte leverandørene etter følgende modell:

Medlem

Metode for valg mellom parallelle avtaler

Avinor

Mini konkurranse

Bane Nor

Leverandøren Tradebroker innstiller som nummer 1

Helgeland Kraft

Leverandøren Tradebroker innstiller som nummer 1

Statnett

Leverandøren Tradebroker innstiller som nummer 1

VY Gruppen

Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2.

Lyse

Leverandøren Tradebroker innstiller som nummer 1

Posten Norge

Leverandøren Tradebroker innstiller som nummer 1

Entur

Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2.

Skagerak Energi

Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2.

Å Energi

Leverandøren Tradebroker innstiller som nummer 1

 

 

  1. Regler for konkurransen

2.1          Anskaffelsesprosedyre

Denne anskaffelsen gjennomføres i tråd med reglene i LOA og FOR.

Det er imidlertid kun de offentlige medlemsbedriftene, som anskaffelsen gjøres på vegne av, som er direkte omfattet av regelverket, se pkt. 2.2.

Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger i henhold til FOR del II.

Konkurransen gjennomføres med prekvalifisering. Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, og blir invitert, vil få anledning til å levere tilbud.

Alle interesserte leverandører inviteres til å levere forespørsel (kvalifikasjon) om å delta i konkurransen innen fristen som fremgår av EU-Supply. Forespørselen må oppfylle kvalifikasjonskravene

Alle leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil inviteres til å inngi tilbud. Før forhandlingene vil Tradebroker foreta en foreløpig evaluering av tilbudene basert på tildelingskriteriene. Tradebroker forbeholder seg retten til å redusere antallet tilbud i forkant av forhandlingene. Dersom Tradebroker benytter seg av denne retten, vil de 3-6 beste tilbudene bli invitert til forhandlinger. Tradebroker forbeholder seg retten til å gjennomføre forhandlingene i flere faser og redusere antallet tilbud underveis i forhandlingene. Når forhandlingene er gjennomført, vil Tradebroker sette en felles frist for mottak av endelige tilbud fra de gjenværende leverandørene.

2.2          Anskaffelsesregelverkets anvendelsesområde

Det er kun de offentlige medlemsbedriftene som er pliktsubjekter etter anskaffelsesregelverket. Det innebærer at eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket kun kan gjøres gjeldende for volumet som relaterer seg til de offentlige medlemsbedriftene.

Eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket er derfor ikke til hinder for at Tradebroker kan beslutte å inngå rammeavtale på vegne de private medlemsbedriftene i kraft av Tradebrokers og de private medlemsbedriftenes privatautonomi.

 

2.3          Fremdriftsplan med planlagte datoer

Tradebroker har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:

Aktivitet

Tidspunkt

Kunngjøring av konkurransen

30.06.2023

Frist for å stille spørsmål

28.08.2023

Frist for å levere forespørsel om å bli kvalifisert

04.09.2023

Meddelelse om resultat av kvalifiseringen

08.09.2023

Frist for spørsmål til tilbudsinnlevering

25.09.2023

Frist for å levere tilbud

02.10.2023

Tilbudsåpning

03.10.2023

Evaluering/Forhandling

Uke 42-46

Meddelelse om valg av leverandør

27.11.2023

Klagefrist

14.12.2023

Kontraktsinngåelse

18.12.2023

Tilbudets vedståelsesfrist

01.04.2024

Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.

2.4          Kommunikasjon

All kommunikasjon i prosessen skal foregå via EU-Supply. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Tradebroker besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.

Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e-postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Tradebroker informeres. Tradebroker tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Tradebroker i henhold til konkurransegrunnlagets regler.

2.5          Tradebroker kontaktperson

Navn:

Henrik Kolderup

E-Post:

henrik@tradebroker.no

Tradebrokers kontaktperson skal kun kontaktes på e-post dersom det på grunn av teknisk svikt eller andre lignende årsaker ikke er mulig å ta kontakt via EU-Supply.

2.6          Tilbudsfrist

Tilbudsfristen som angitt i EU-Supply er absolutt. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i levering av tilbudet.

2.7          Vedståelsesfrist

Tilbudet må minimum være gyldig til tidspunktet som er angitt i tabellen ovenfor.

  1. Kvalifikasjonskrav

For å kunne bli invitert til å levere tilbud til konkurransen må interesserte leverandører fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjema ESPD.

I tillegg skal leverandøren dokumentere oppfyllelse av alle angitte kvalifikasjonskrav i EU-Supply på tidspunktet for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen.

  1. Evaluering av tilbudene

Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Tildelingskriteriene er nærmere beskrevet og angitt i EU-Supply.

Tildelingskriterier:

Løsnings- og miljøbeskrivelse og gjennomføringsevne: 50 %

Avtaleoppfølging: 40 %
Automatiserte prosesser og nettbutikk: 40 %
Implementering: 10 %
Distribusjon: 10 %

Dokumentasjonskrav:
Leverandørens løsningsbeskrivelse

Økonomiske hensyn: 50%

Påslagsmatrise/Prisliste 100%

Dokumentasjonskrav:
Leverandøren skal fylle ut vedlagte prisskjema. Alle priser skal oppgis i NOK eks. MVA

 

4.1          Evalueringsmetode

Ved evaluering av tilbudene vil det benyttes en relativ poengmodell. Det vil innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt poengscore mellom 0-10 poeng. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10 poeng, mens det blir gitt score som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Beste tilbud er de med høyest poengscore totalt sett. Oppnådde, vektede poeng for alle kriterier summeres. 

 

  1. Innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen (prekvalifisering)

5.1          Innlevering av forespørsel

Det skal inngis forespørsel om deltakelse i konkurransen. Forespørselen skal leveres på EU-Supply. Kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil inviteres til å inngi tilbud.

5.2          Forespørselens utforming

Forespørselen skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply. Alle kvalifikasjonskrav skal dokumenteres som angitt.

5.3          ESPD

Som dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner skal leverandøren fylle ut vedlagte ESPD skjema. Skjemaet skal leveres sammen med forespørselen om deltakelse.

Dersom skjemaet undertegnes av en person som ikke har fullmakt i henhold til Brønnøysundregistrene, skal det i tillegg fremlegges et gyldig fullmaktsskjema som vedlagt i EU-Supply.

  1. Tilbudsutforming og innlevering av tilbud 

6.1          Invitasjon til å inngi tilbud

Dette punktet er kun aktuelt for de leverandørene som har blitt kvalifisert og utvalgt til å få levere tilbud. Alle leverandører må først levere forespørsel om deltakelse, i henhold til punktet over, for så å avvente eventuell invitasjon til å levere tilbud. Leverandører som leverer forespørsel, men ikke blir invitert til å levere tilbud vil få beskjed om dette.

6.2          Innlevering av tilbud

Tilbudet skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply innen fristen som blir fastsatt i invitasjonen til å inngi tilbud.

6.3          Forbehold og avvik

Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet.

Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at Tradebroker kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal eventuelt gjøres rede for i tilbudet.

Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet.

 

6.4          Vedrørende medlemsbedriftenes innsyn i tilbudet

Det må fremkomme av tilbudet hvis tilbyder mener noen av de private medlemsbedriftene er leverandørens konkurrenter i andre sammenhenger eller av andre grunner ikke bør ha innsyn i leverandørens tilbud og en eventuell avtale. Slikt ønske grunngis kortfattet.

  1. Kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskravene fremgår i EU-Supply

  1. Tildelingskriterier

Tildelingskriteriene fremgår av EU-Supply

  1. Kontraktsvilkår

Kontraktsvilkårene som gjelder for oppdraget, følger vedlagt. Ved å inngi tilbud i konkurransen aksepterer leverandørene kontraktsvilkårene. Leverandøren skal signere vedlagte etiske egenerklæring før kontraktsinngåelse.

  1. klagebehandling

Tradebroker håndterer behandlingen av eventuelle klager på vegne av medlemsbedriftene.