2013/5079 - Anskaffelse av konsulenttjenester for ekstern underveisevaluering av styring og ledelse, faglig og administrativ organisering

---

 

Invitasjonsbrev – Konkurranse om for konsulenttjeneste for ekstern underveisevaluering av styring og ledelse, faglig og administrativ organisering – saks.nr.: 2013/5079

 

Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) innbyr til konkurranse i forbindelse med inngåelse av avtale for kjøp av ekstern underveisevaluering.

Konkurransen gjennomføres elektronisk via et konkurransegjennomføringsverktøy, ”KGV”, og interesserte deltakere må levere tilbud gjennom dette systemet, jf. pkt. 4 nedenfor.

1.            Oppdragsgiver

Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) er landets største statlige høgskole med over 17000 studenter og ca. 1850 tilsatte, lokalisert på studiested Kjeller og studiested Pilestredet.

HiOA består av 4 fakulteter og en fellesadministrasjon inkludert sentrene. Fakultetene er igjen delt opp i institutter og det er totalt 21 institutter i organisasjonen.

For nærmere informasjon se: www.hioa.no

2.            Anskaffelsens formål og omfang

Høgskolen skal knytte til seg en leverandør for kjøp av underveisevaluering og bistand. Evalueringen skal gjennomføres av en ekstern evaluator, dette for å få en uhildet evaluering og utenfrablikk på hvordan HiOAs som organisasjon fungerer og råd om eventuelle endringer. Dette fordi alle ledere, medarbeidere, tjenestemannsrepresentanter og studenter er interessenter i dette og kan sies å ha en egeninteresse i HiOAs organisering, rolle- og oppgavefordeling, ansvars- og myndighetsfordeling mv.

Ekstern evaluators mandat er:

a)    Gjennomføre en evaluering av hvordan eksisterende organisasjonsdesign fungerer, med særlig vekt på forholdet mellom faglig og administrativ ledelse og erfaringene med todelt/enhetlig ledelse. Evalueringen bør også trekke inn prinsipper for og erfaringer med forholdet mellom faglig og administrativ ledelse ved andre høyere utdanningsinstitusjoner.

b)    Gjennomføre en analyse av i hvilken grad dagens organisasjonsdesign understøtter realiseringen av Strategi 2020 og nasjonale utdannings- og forskningspolitiske føringer. I dette ligger også en analyse av hvordan dagens organisering kommuniserer høgskolens profil og egenart utad.

c)    Foreslå tiltak til forbedring som kan gi en bedre understøttelse for realisering av strategien og nasjonale forsknings- og utdanningspolitiske føringer.

d)    Foreslå tiltak til forbedring som kan bidra til at institusjonens profil og egenart kommuniseres bedre utad.

e)    Gjennomføre en risikovurdering og kost/nytteanalyse av tiltakspunktene, herunder også en vurdering av hvilke omkostninger iverksettelse av endringsforslagene vil ha for institusjonen

Arbeidet legges opp i 2 faser. Resultatet av fase 1 legges fram for styret gjennom en presentasjon fra evaluator, for deretter å fatte beslutning om hva som skal prioriteres i fase 2. Når den samlede evalueringen foreligger, sendes denne på høring i organisasjonen. Evaluator skal presentere den samlede rapporten for styret og bidra til å utvikle forslag til høringsspørsmål.  Høringsinstanser er normalt fakulteter og sentra, fellesadministrasjonen, tjenestemannsorganisasjonene, hovedverneombudet og Studentparlamentet. Høringsperioden er satt til 26.08.14 – 14.11.14. Se anbudsdokumentene for mer informasjon.

Det antas at kontraktens verdi vil beløpe seg til mellom 2.5 og 3.25 millioner kroner eksklusive merverdiavgift. Dette er kun et estimat og er ikke å anse som forpliktende for oppdragsgiver.

3.            Framdrift for anskaffelsen

Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger:

 

4.            Fremgangsmåte for deltagelse i konkurransen

 

Anskaffelsen gjennomføres ved hjelp av elektronisk støttesystem for anskaffelser (konkurransegjennomføringsverktøy, ”KGV”).  Konkurransemappen som inneholder konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjon, tildelingskriterier og prisskjema vil være tilgjengelig for tilbyderen som registrerer sin interesse for å delta i konkurransen på følgende nettside: https://www.eu-supply.com/kgv.asp

1.    Etter å ha registrert firmaet og akseptert invitasjonen gis det tilgang til å laste ned konkurransens dokumenter. Konkurransemappen består av flere deler. En spørsmålsdel i systemet hvor leverandøren skal besvare spørsmål og hvor enkelte av spørsmålene skal besvares ved å legge ved dokumenter. Den andre delen består av dokumenter som oppdragsgiver har lastet opp i systemet, som for eksempel kravspesifikasjon og prisskjema som danner grunnlaget for det tilbudet leverandøren skal levere.

2.    Oppklarende spørsmål om konkurransen fra Interessent/Tilbyder sendes via KGV. Direkte e-post eller telefonhenvendelse tillates ikke, dersom ikke annet uttrykkelig framgår av konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål samles opp, generaliseres/anonymiseres, og sendes alle Interessenter.

3.    Det gjøres spesielt oppmerksom på at oppklarende spørsmål før tilbudsfrist må framsettes tidlig i tilbudsperioden (perioden fram til tilbudsfrist). For sent framsatte spørsmål etter oppdragsgivers frie skjønn, vil risikere å ikke bli vurdert/besvart. Dette gjelder også forespørsler om å kunne avvike fra oppgitt språk for enkeltdokumenter, se konkurransemappen. Ved behov for ytterligere konkretisering kan Interessent be om å få dette avklart ut fra et konkret behov.

4.    All skriftlig og muntlig kommunikasjon skal foregå på norsk dersom ikke annet framgår av konkurransegrunnlaget. Dette gjelder også for tilbudet

Dersom det oppstår problemer med bruk av KGV, ta kontakt med Visma Support på telefon:
21 00 25 00.

 

Med vennlig hilsen

Høgskolen i Oslo og Akershus

 

 

 

Torill Erikson                                                                         Morten Riise

økonomidirektør                                                                   seniorrådgiver