2013/4292 - Konkurranse om rammeavtale på reisebyråtjenester
Invitasjonsbrev – Konkurranse om rammeavtale for kjøp av reisebyråtjenester, saks.nr.: 2013/4292
Høgskolen i Molde, Høgskulen i Volda, Høgskolen i Ålesund, Universitetet i Agder, Høgskolen i Hedmark, Høgskolen i Lillehammer, Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Oslo og Akershus innbyr til konkurranse ved anskaffelse av felles reisebyråavtale.
Konkurransen gjennomføres elektronisk via et konkurransegjennomføringsverktøy, ”KGV”, og interesserte deltakere må levere tilbud gjennom dette systemet, jf. pkt. 4 nedenfor.
1. Oppdragsgiver
Til sammen har oppdragsgiver ca. 5000 ansatte lokalisert på ulike steder, hovedsakelig i områdene rundt Molde, Volda, Ålesund, Kristiansand, Lillehammer, Gjøvik, Hamar, Elverum, Rena, Evenstad, Oslo og Kjeller. For mer informasjon om oppdragsgiver(ne), se: www.himolde.no, www.hivolda.no, www.hials.no, www.uia.no, www.hil.no, www.hig.no, www.hihm.no og www.hioa.no.
2. Anskaffelsens formål og verdi
Formålet med anskaffelsen er å få en profesjonell og innovativ reiserådgiver som skal bistå Oppdragsgiver med å optimalisere en løsning som er med på å redusere de totale reisekostnadene. Reisebyrået skal være en totalleverandør av reiserelaterte tjenester og levere en brukervennlig og lett tilgjengelig online løsning, som tar i bruk nyvinninger innen teknologi og sosiale medier der dette er egnet. Tjenesten skal til enhver tid fremskaffe de best egnede og mest hensiktsmessige reisealternativene, dvs. hurtigste og rimeligste måte ved reiser i inn- og utland, og tilby høy grad av tilgjengelighet og service ovenfor den enkelte ansatte. Det er viktig at beredskap- og sikkerhet blir ivaretatt på en god måte.
Anskaffelsen gjennomføres ved åpen anbudsprosedyre i tråd med forskriftens del I og II (uprioritert tjeneste). Anslått verdi er 4-6 millioner nok eks. mva. for hele rammeavtalens maksimale kontraktsperiode. (2 år +1+1 år opsjon).
3. Fremgangsmåte for deltagelse i konkurransen
Anskaffelsen gjennomføres ved hjelp av elektronisk støttesystem for anskaffelser (konkurransegjennomføringsverktøy, ”KGV”). Konkurransemappen som inneholder konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjon, tildelingskriterier og prisskjema vil være tilgjengelig for tilbyderen som registrerer sin interesse for å delta i konkurransen på følgende nettside: https://www.eu-supply.com/kgv.asp
1. Etter å ha registrert firmaet og akseptert invitasjonen gis det tilgang til å laste ned konkurransens dokumenter. Konkurransemappen består av flere deler. En spørsmålsdel i systemet hvor leverandøren skal besvare spørsmål og hvor enkelte av spørsmålene skal besvares ved å legge ved dokumenter. Den andre delen består av dokumenter som oppdragsgiver har lastet opp i systemet, som for eksempel kravspesifikasjon og prisskjema som danner grunnlaget for det tilbudet leverandøren skal levere.
2. Oppklarende spørsmål om konkurransen fra Interessent/Tilbyder sendes via KGV. Direkte e-post eller telefonhenvendelse tillates ikke, dersom ikke annet uttrykkelig framgår av konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål samles opp, generaliseres/anonymiseres, og sendes alle Interessenter.
3. Det gjøres spesielt oppmerksom på at oppklarende spørsmål før tilbudsfrist må framsettes tidlig i tilbudsperioden (perioden fram til tilbudsfrist). For sent framsatte spørsmål etter oppdragsgivers frie skjønn, vil risikere å ikke bli vurdert/besvart. Dette gjelder også forespørsler om å kunne avvike fra oppgitt språk for enkeltdokumenter, se konkurransemappen. Ved behov for ytterligere konkretisering kan Interessent be om å få dette avklart ut fra et konkret behov.
4. All skriftlig og muntlig kommunikasjon skal foregå på norsk dersom ikke annet framgår av konkurransegrunnlaget. Dette gjelder også for tilbudet
Dersom det oppstår problemer med bruk av KGV, ta kontakt med Visma Support på telefon:
21 00 25 00.
Med vennlig hilsen
Høgskolen i Oslo og Akershus
Torill Erikson Morten Riise
økonomidirektør seniorrådgiver