374005 - Arbeidstøy og verneutstyr
KONKURRANSEGRUNNLAG
1. Innledning
1.1 Om Tradebroker
Stiftelsen Tradebroker ("Tradebroker") er ansvarlig for gjennomføringen av denne anskaffelsen.
Tradebroker representerer i dag 85 store og mellomstore norske bedrifter i offentlig og privat sektor. Tradebrokers offentlige medlemsbedrifter er underlagt lov 16. juli 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser ("LOA") og forskrift 12. august 2016 nr. 975 om innkjøpsregler i forsyningssektorene ("FOR"), se punkt 1.3. Tradebroker er ikke en "Oppdragsgiver" etter LOA eller FOR.
For ytterligere informasjon om Tradebroker og medlemmene, se: www.tradebroker.no (http://www.tradebroker.no).
1.2 Anskaffelsens dokumenter
|
Dokument |
Beskrivelse |
|
Konkurransegrunnlag |
Dette dokumentet |
|
Bilag 1 |
Utvalgte krav fra kunde |
|
Bilag 2 |
Informasjon om prøving av arbeidstøy |
|
Bilag 3 |
Kravspesifikasjon miljø og bærekraft |
|
Bilag 4 |
Prisskjema |
|
Bilag 5 |
Tildelingskriterier |
|
Bilag 6 |
Historisk kjøp Bane NOR |
|
Rammeavtale med vedlegg |
Rammeavtale med vedlegg |
1.3 Beskrivelse av anskaffelsen
Tradebroker vil på vegne av sine medlemsbedrifter inngå rammeavtale med to leverandører for levering av arbeidstøy og verneutstyr.
Oppdragsgiver skal inngå rammeavtaler med leverandører som kan levere et bredt spekter av arbeidstøy og verneutstyr. Dersom leverandøren kan levere befaringstøy er det ønskelig at dette også beskrives. Eventuelt befaringstøy kan legges inn i prislisten og merkes med rød skrift. Leveransen skal ivareta arbeidsgivers lovpålagte forpliktelser i arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter. Utstyret som leveres skal tilfredsstille til enhver tid gjeldende lover, forskrifter, normer og EN/ISO-standarder til vernetøy, sko og personlig verneutstyr. Alt arbeidstøy og verneutstyr skal være produsert etter høye etiske og sosiale standarder. Se Bilag 1 for mer informasjon.
Det vil være krav til korte leveringstider, mulighet for profilering og leveranser på små og store volum. Avtalene skal ha høy grad av fleksibilitet og høyt servicenivå på leveransene.
Oppdragsgiver skal ha mulighet til å bestille produkter etter behov, fra leverandørens totale varesortiment. Bestillinger skal skje gjennom leverandørens nettbutikk, eventuelt andre kanaler som telefon og e-post. Nettbutikken skal inneholde bredt varesortiment med produktbeskrivelser, bilder og priser. Produkter skal merkes tydelig med tilgjengelig informasjon knyttet til bærekraft, herunder f. eks relevante sertifiseringer eller miljømerkinger, EPD der dette finnes, vaskeinstruksjoner, tekstilsammensetning o.l.
Det forventes at leverandører kan bistå oppdragsgiver med rådgivning relatert til valg av arbeidstøy og verneutstyr.
Leverandør skal ha et fullverdig sortiment av dame- og herremodeller, se mer informasjon i Bilag 1. Leverandører som ikke har et fullverdig sortiment av damemodeller, vil bli avvist.
1.4 Anskaffelsens omfang
Anskaffelsens omfang vil avhenge av de avrop de enkelte medlemmene gjør under avtalen. Dagens avtale med eksisterende leverandører har et kjøpsvolum på ca.92 millioner NOK pr. år. Det er forventet at volumet vil øke betraktelig i ny avtaleperiode, da flere store brukere tiltrer i ny anskaffelse, herunder bla Bane NOR. Se Bilag 6 som viser historisk kjøp på avtalen i foregående avtaleperiode for Bane NOR.
Følgende medlemsbedrifter med datterselskaper har meldt at de vil benytte seg av rammeavtalen:
|
Private medlemsbedrifter |
||
|
ABB |
Implenia |
Saferoad |
|
Aibel |
Ineos |
Scana |
|
Avinor |
Onninen AS |
Siemens |
|
Backe Entreprenør |
Jordanes |
Siemens Energy |
|
Bane Nor SF |
Kongsberg |
Skagerak Energi |
|
Eveny/BKK |
Lyse |
Skanska |
|
Baneservice |
Løvenskiold |
Spilka |
|
Cowi |
Mantena |
Sporveien |
|
Dlvry |
Mestergruppen |
Statkraft |
|
Elopak |
Nexans |
Statnett |
|
Entur |
Norske skog |
Tide |
|
Feiring |
Norwegian |
VB Gruppen |
|
Ferd |
Oneco |
Voith Hydro |
|
Hitatchi Rail GTS Norway |
Orica |
VY |
|
Hent |
PGS |
Østfold Energi |
|
Hitachi Energy |
Recover |
Å Energi |
I tillegg vil følgende offentlige medlemsbedrifter, som er underlagt LOA og FOR, benytte seg av rammeavtalen. Nedenfor følger informasjon om estimert årlig omsetning for de offentlige medlemsbedriftene.
|
Medlem |
Estimert årlig omsetning |
|
Avinor |
5,5 mnok |
|
Bane Nor |
45,0 mnok |
|
Entur |
0,2 mnok |
|
Lyse, (Lnett AS, Lyse NEO AS og Lyse Lux AS) |
2,3 mnok |
|
Skagerak Energi |
4,2 mnok |
|
Sporveien |
8,0 mnok |
|
Statnett |
15,0 mnok |
|
VY |
4,0 mnok |
|
Eviny/BKK |
3,5 mnok |
Dersom en av Tradebrokers medlemmers om ikke er påmeldt ved avtalestart og ønsker å knytte seg til avtalen, kan det gjøres ved å varsle valgte leverandør med 1 måneders frist.
Maksimal omsetning oppgitt i tabell er gitt for å kunne gi tilbyder indikasjon på det maksimalt samlede volum en deltakende virksomhet kan ha, men det er ikke forpliktende og reelt volum kan være lavere.
Det understrekes at det kun er volumet til de offentlige medlemsbedriftene som deltar i denne konkurransen som er omfattet av anskaffelsesreglene.
I løpet av avtaleperioden vil det kunne forekomme inn- og utmeldinger av medlemsbedrifter. Avtalen vil kunne benyttes av nye private medlemsbedrifter som ikke var påmeldt eller medlem da forespørselen ble kunngjort.
1.5 Avtaletype og varighet
Det skal inngås rammeavtale med 2 leverandører. Avtaleperioden vil være 3 år og 3 måneder gjeldende fra 01.04.2025 til 30.06.2028. Tradebroker har rett til opsjon på å forlenge avtalen med 2 + 2 år. Avtalen vil starte 01.04.2025 for henholdsvis Bane NOR og Sporveien AS, for resten av de offentlige og private medlemmene vil avtalestart være fra 01.07.2025. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte avtaleutkast.
De offentlige medlemsbedriftene som er underlagt LOA og FOR vil tildele kontrakt mellom de valgte leverandørene etter følgende modell:
|
Medlem |
Metode for valg mellom parallelle avtaler |
|
Avinor |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2. |
|
Bane NOR |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2. |
|
Entur |
Leverandøren Tradebroker innstiller som nummer 1 |
|
Lyse (Lnett AS, Lyse NEO AS og Lyse Lux AS) |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2. |
|
Skagerak Energi |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2. |
|
Sporveien |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2. Sporveien vil bestille direkte fra leverandør 2 dersom det viser seg at denne leverandøren, etter Sporveiens oppfatning, har modeller som bedre tilfredsstiller behovet (passform og modell) til den enkelte ansatt i Sporveien. |
|
Statnett |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2. |
|
VY |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2. |
|
Eviny - BKK |
Prioritert rekkefølge. Dersom leverandør 1 ikke kan levere i henhold til behov, velges leverandør 2. |
2. Regler for konkurransen
2.1 Anskaffelsesprosedyre
Denne anskaffelsen gjennomføres i tråd med reglene i LOA og FOR.
Det er imidlertid kun de offentlige medlemsbedriftene, som anskaffelsen gjøres på vegne av, som er direkte omfattet av regelverket, se pkt. 2.2.
Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger i henhold til FOR del II.
Konkurransen gjennomføres med prekvalifisering. Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, og blir invitert, vil få anledning til å levere tilbud.
Alle interesserte leverandører inviteres til å levere forespørsel (kvalifikasjon) om å delta i konkurransen innen fristen som fremgår av EU-Supply. Forespørselen må oppfylle kvalifikasjonskravene
Alle leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil inviteres til å inngi tilbud. Før forhandlingene vil Tradebroker foreta en foreløpig evaluering av tilbudene basert på tildelingskriteriene. Tradebroker forbeholder seg retten til å redusere antallet tilbud i forkant av forhandlingene. Dersom Tradebroker benytter seg av denne retten, vil de 3-5 beste tilbudene bli invitert til forhandlinger. Tradebroker forbeholder seg retten til å gjennomføre forhandlingene i flere faser og redusere antallet tilbud underveis i forhandlingene.
2.2 Anskaffelsesregelverkets anvendelsesområde
Det er kun de offentlige medlemsbedriftene som er pliktsubjekter etter anskaffelsesregelverket. Det innebærer at eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket kun kan gjøres gjeldende for volumet som relaterer seg til de offentlige medlemsbedriftene.
Eventuelle klager eller begjæringer om midlertidig forføyning for brudd på anskaffelsesregelverket er derfor ikke til hinder for at Tradebroker kan beslutte å inngå rammeavtale på vegne de private medlemsbedriftene i kraft av Tradebrokers og de private medlemsbedriftenes privatautonomi.
2.3 Fremdriftsplan med planlagte datoer
Tradebroker har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
|
Aktivitet |
Tidspunkt |
|
Digital tilbudskonferanse |
16.09.2024 |
|
Kunngjøring av konkurransen |
uke 39 |
|
Frist for å stille spørsmål |
11.10.2024 |
|
Frist for å levere forespørsel om å bli kvalifisert |
25.10.2024 |
|
Meddelelse om resultat av kvalifiseringen |
28.10.2024 |
|
Frist for spørsmål til tilbudsinnlevering |
30.10.2024 |
|
Frist for å levere tilbud |
04.11.2024 |
|
Tilbudsåpning |
04.11.2024 |
|
Meddelelse av shortlist |
11.11.2024 |
|
Prøving/test av tøy |
Fra uke 46 |
|
Evaluering/Forhandling |
Fra uke 6 2025 |
|
Meddelelse om valg av leverandør |
14.03.2025 |
|
Klagefrist |
25.03.2025 |
|
Kontraktsinngåelse |
26.03.2025 |
|
Tilbudets vedståelsesfrist |
01.06.2025 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.
2.4 Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via EU-Supply. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Tradebroker besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.
Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e-postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Tradebroker informeres. Tradebroker tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Tradebroker i henhold til konkurransegrunnlagets regler.
2.5 Tradebroker kontaktperson
|
Navn: |
Victoria Syslak |
|
E-Post: |
victoria@tradebroker.no |
Tradebrokers kontaktperson skal kun kontaktes på e-post dersom det på grunn av teknisk svikt eller andre lignende årsaker ikke er mulig å ta kontakt via EU-Supply.
2.6 Tilbudsfrist
Tilbudsfristen som angitt i EU-Supply er absolutt. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i levering av tilbudet.
2.7 Vedståelsesfrist
Tilbudet må minimum være gyldig til tidspunktet som er angitt i tabellen ovenfor.
3. Kvalifikasjonskrav
Betaling av skatt og merverdiavgift
|
Krav |
Dokumentasjonskrav |
|
Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgift. |
Leverandøren skal levere gyldig attest for skatt og merverdiavgift, som ikke er mer enn 6 måneder gammel. |
Leverandørens registrering
|
Krav |
Dokumentasjonskrav |
|
|
Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. |
Leverandøren skal levere gyldig firmaattest som ikke er mer enn 6 måneder gammel. |
Leverandørens miljøledelsessystem og -tiltak
|
Krav |
Dokumentasjonskrav |
|
Leverandøren skal ha et miljøledelsessystem. |
Leverandøren skal levere sertifiseringsattest fra ISO 14001:2015, miljøfyrtårn, EMAS eller tilsvarende utstedt av uavhengig organ. Dersom Leverandøren ikke har nevnte miljøledelsessystemer, skal det leveres dokumentasjon som viser at Leverandøren har likeverdige miljøledelsestiltak. Det skal minimum gis en overordnet beskrivelse av miljøledelsessystemet. |
Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
|
Krav |
Dokumentasjonskrav |
|
Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle avtaleforpliktelsene. Leverandøren skal ha en årlig omsetning på minimum 50 MNOK.
Hensikten er å gi oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden
|
Leverandøren skal levere kredittvurdering som baserer seg på siste kjente regnskapstall.
Kredittvurderingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet. |
Etisk handel og sporbarhet
|
Krav |
Dokumentasjonskrav |
|
Leverandøren skal ha etablert et kvalitetssikringssystem for sporbarhet og etisk handel. Med dette menes at leverandøren har metoder for kvalitetssikring, som beskriver hvordan selskapet arbeider for å etterleve etisk handel og sporbarhet i virksomheten og i leverandørkjeden i henhold til kravene i Åpenhetsloven. |
Leverandøren skal dokumentere et etablert kvalitetssikringssystem for sporbarhet og etisk handel. Herunder at leverandør dokumenterer oversikt over og deler informasjon om hvor ulike deler av varer produseres og hvor råvarene kommer fra.
|
For å kunne bli invitert til å levere tilbud til konkurransen må interesserte leverandører fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjema ESPD.
4. Evaluering av tilbudene
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris, kvalitet og miljø. Tildelingskriteriene er nærmere beskrevet og angitt i EU-Supply.
Tildelingskriterier
Se Bilag 5.
4.1 Evalueringsmetode
Ved evaluering av tilbudene vil det benyttes en relativ poengmodell. Det vil innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt poengscore mellom 0-10 poeng. Beste tilbud er de med høyest poengscore totalt sett. Oppnådde, vektede poeng for alle kriterier summeres.
5. Innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen (prekvalifisering)
5.1 Innlevering av forespørsel
Det skal inngis forespørsel om deltakelse i konkurransen. Forespørselen skal leveres på EU-Supply. Kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil inviteres til å inngi tilbud.
5.2 Forespørselens utforming
Forespørselen skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply. Alle kvalifikasjonskrav skal dokumenteres som angitt.
5.3 ESPD
Som dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner skal leverandøren fylle ut vedlagte ESPD skjema. Skjemaet skal leveres sammen med forespørselen om deltakelse.
Dersom skjemaet undertegnes av en person som ikke har fullmakt i henhold til Brønnøysundregistrene, skal det i tillegg fremlegges et gyldig fullmaktsskjema som vedlagt i EU-Supply.
6. Tilbudsutforming og innlevering av tilbud ()
6.1 Invitasjon til å inngi tilbud
Dette punktet er kun aktuelt for de leverandørene som har blitt kvalifisert og utvalgt til å få levere tilbud. Alle leverandører må først levere forespørsel om deltakelse, i henhold til punktet over, for så å avvente eventuell invitasjon til å levere tilbud. Leverandører som leverer forespørsel, men ikke blir invitert til å levere tilbud vil få beskjed om dette.
6.2 Innlevering av tilbud
Tilbudet skal leveres etter den utforming det er angitt i EU-Supply innen fristen som blir fastsatt i invitasjonen til å inngi tilbud.
6.3 Forbehold og avvik
Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet.
Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at Tradebroker kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal eventuelt gjøres rede for i tilbudet.
Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet.
6.4 Vedrørende medlemsbedriftenes innsyn i tilbudet
Det må fremkomme av tilbudet hvis tilbyder mener noen av de private medlemsbedriftene er leverandørens konkurrenter i andre sammenhenger eller av andre grunner ikke bør ha innsyn i leverandørens tilbud og en eventuell avtale. Slikt ønske grunngis kortfattet.
7. Kontraktsvilkår
Kontraktsvilkårene som gjelder for oppdraget, følger vedlagt. Ved å inngi tilbud i konkurransen aksepterer leverandørene kontraktsvilkårene. Leverandøren skal signere vedlagte etiske egenerklæring før kontraktsinngåelse.
8. klagebehandling
Tradebroker håndterer behandlingen av eventuelle klager på vegne av medlemsbedriftene.