RFT 282158 - Rammeavtale for kjøp av kontormøbler

Statens innkjøpssenter arbeider med å inngå en fellesavtale for kjøp av kontormøbler.
Tentativ planlegger innkjøpssenteret å inngå kontrakt i 3Q 2022.

Oppdragsgiver planlegger å delta i fellesavtalen når den er etablert.

1.1
Generelt om kvalifikasjonskravene: kun leverandør som får tildelt kontrakt skal levere dokumentasjon om at kvalifikasjonskravene er oppfylt. Oppdragsgiver vil be om dette ifm. tildeling av kontrakt.

1.2
Krav:
Tilbyder skal ikke ha restanser iht. betaling av skatt og MVA.

Dokumentasjon:
Attest for skatt og merverdiavgift.
Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.
• Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske.

1.3
Krav:
Tilbyder skal ha en god kredittverdighet.
Minimum kredittrating A eller en kredittscore tilsvarende kredittrating A

Dokumentasjon:
Kredittvurdering/-rating fra siste godkjente regnskap.

Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere.

1.4
Krav:
Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres.

Dokumentasjon:
En beskrivelse av leverandørens metoder for kvalitetssikring.
Hvis leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 9001 eller tilsvarende kvalitetssikringssertifiseringer, er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat.

1.5
Krav:
Leverandøren skal ha miljøledelsestiltak tilpasset leveransens miljømålsetting, miljøegenskaper, kompleksitet og risiko.

Dokumentasjon:
En beskrivelse av leverandørens miljøledelsestiltak.
Hvis leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn eller tilsvarende, er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat under forutsetning av at miljøledelsestiltakene er omfattet av sertifiseringsordningen.

2.1
Kontrakt:
Avtalen reguleres av SSA-R med tilhørende bilag

2.2
Kontraktsforbehold
Oppdragsgiver vil benytte SSA-R med tilhørende bilag
Dersom tilbyder ikke aksepterer avtalevilkårene, må disse vilkårene spesifiseres og manglende aksept begrunnes. I tillegg skal tilbyder foreslå alternativ tekst til disse vilkårene.

2.3
Sladdet Versjon av tilbudet i PDF-fil
Det skal legges ved en versjon av tilbudet der personlige opplysninger og tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår, er sladdet jf. FOA §§ 7-3 og 7-4, se særlig forvaltningsloven § 13.

2.4
Krav om sosialt ansvar:
Våre leverandører og avtalepartnere skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Det stilles krav til under hvilke forhold kontormøblene framstilles - tilbyder må bekrefte at kravene oppfylles. Se vedlegg 6

2.5
Tilbyder må kunne levere varer til alle av oppdragsgivers adresser - se vedlegg 3 for oversikt over oppdragsgivers lokasjoner

Det kan bli endringer i lokasjoner det skal leveres til, da nye kommer til og andre lokasjoner utgår.

2.6
Bestilling av varer:
Oppdragsgiver har tatt i bruk DFØs ehandelsløsning. Alle bestillinger under denne rammeavtalen skal skje via denne ehandelsportalen.
Tilbyder skal levere støtte for en EHF katalog eller en punch out løsning for avrop på rammeavtalen.
Valgte leverandør må samtidig med signering av kontrakt signere samhandlingsavtale for bestillingssystemet - se vedlegg 7. Tilbyder bes om å sette seg inn i dokumentet

2.7
Tilbyder skal tilby minimum en fast kontaktperson pr. region som skal kunne gi råd ved kjøp av kontormøbler.
Og en hovedkontaktperson for kontrakten.

Dokumentasjon:
Oversikt over kontaktpersoner med epost og mobilnummer.

2.8
Oppdragsgiver ønsker oversikt over hele tilbyders sortiment for kontormøbler og tilbehør. Tilbyder bes om å gi tilgang gjennom en lenke til katalogen/bestillingsportal.

2.9
Levering og montering.
Alle møbler skal leveres ferdig montert eller bli montert av leverandøren ved levering.
Montering skal skje umiddelbart etter levering eller maksimalt innen 2 virkedager etter levering. Utplassering av alle møbler skal skje iht. oppdragsgivers anvisninger. Levering ansees ikke som utført før møblene er ferdig montert på anvist plass.

2.10
Tilbyder skal kunne levere rapporter for kjøp og levering av varer. Rapportene skal leveres minimum 1 gang pr måned.

Dokumentasjon:
Beskrivelse av rapporter som kan leveres.

2.11
Leverandør må kunne tilby reparasjon og utbedring av solgte produkter i avtaleperioden og minimum 3 år etter avtaleperiodens utløp.

Leverandør bes beskrive sine rutiner for reklamasjoner, avvik og garantioppfølging.

3.1
Krav om at alle tilbudte produkter skal oppfylle krav om standarder for miljø og klima.
Tilbyder skal fylle ut og levere egenerklæring - vedlegg 5

3.2
Oppdragsgiver står fritt til å kjøpe brukte møbler utenfor denne rammeavtalen.
Oppdragsgiver vurderer å etablere en egen rammeavtale for kjøp av brukte møbler.

3.3
Alle kjøretøy som benyttes ved levering av varer/produkter til oppdragsgiver skal være EURO-klasse 5 eller høyere, eventuelt ved el-biler eller andre nullutslipps kjøretøyer.

3.4
Oppdragsgiver krever at det benyttes minst mulig emballasje under transport og at emballasje som benyttes er klargjort for gjenbruk eller kan resirkuleres 100 %.

Leverandøren skal ha rutiner som sikrer og garanterer for retur av all emballasje som benyttes ved levering

4.0 Tildeling vil bli vurdert etter det beste forholdet mellom pris og kvalitet.
Hvert tildelingskriterium vil gis poeng på en skala fra 1-100, hvor 100 er det beste.

4.1. Pris
Evaluering av tildelingskriteriet pris: 60%

Inkludert i prisen skal være:
- Pris på produkt
- levering av varer til kundens adresser
- rådgivning i forbindelse med bestilling av varer
- emballasje, toll, frakt, andre avgifter (eks. adm. kostnader)
- montering av varer

Det skal angis garantiperiode og forventet levetid pr produkt. Oppdragsgiver setter opp et utvalg av (de mest kjøpte) varer, som benevnes som standardsortiment, som grunnlag for evaluering av tilbudet. Oppdragsgiver vil evaluere pris dividert på garantiperiode multiplisert med estimert antall for de angitte produktene.

Oppdragsgiver ønsker rabatt på lignende varer og det øvrige sortimentet, herunder møbler til sosiale soner, møterom, multirom, rom-i-rom-løsninger, avskjerming, solskjerming, skjerming for innsyn, oppbevaringsløsninger (gjerne modulbasert), garderobeskap og lignende.
Tilbyder bes om å oppgi en rabatt for alle andre type møblement.


Tilbyder skal fylle inn prisskjema vedlegg 2 og laste opp utfylt prisskjema

4.2. Kvalitet
Tildelingskriterieret kvalitet vektes 40%
Følgende underkriterier vektlegges:

Leveransekvalitet:
- Leveranse; leveringstider.
- Garanti og reklamasjon (inkludert reparasjon)
- Service
- Miljø

Dokumentasjon:
Beskrivelse av rutiner for levering
Tilbyder skal levere utfylt skjema: Leveringstider - vedlegg 4
Beskrivelse og dokumentasjon av hvordan tilbyder arbeider med miljø og klimafotavtrykk for tilbudte produkter
Beskrivelse av rutine for garanti, reklamasjon og reparasjon.